Creación de autorizaciones de gasto

Defina lo siguiente:

Elecciones de pago

Autorizaciones de gasto

Cuentas de Workday para no trabajadores

Configure el proceso de gestión Autorización de gasto
y la política de seguridad en el área funcional Expenses.

Puede crear y enviar autorizaciones de gasto:

Para solicitar anticipos en efectivo y aprobación previa de gastos.

Para usted o en representación de los no trabajadores y otros trabajadores.

A efectos contables, las autorizaciones de gasto no generan asientos contables ni se emiten pagos por ellas.

Acceda a una de las siguientes tareas:

Creación de autorización de gasto

Creación de autorización de gasto para no trabajadores

Creación de autorización de gasto para trabajador

en el caso de los no trabajadores, solo puede crear autorizaciones de gasto en representación del rol de miembro de comité externo.

Para completar la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Empresa	Cuando utiliza: La tarea Creación de autorización de gasto , Workday muestra su empresa automáticamente, pero puede seleccionar cualquier empresa a la que pueda acceder. La tarea Creación de autorización de gasto para no trabajadores , seleccione la empresa para la que se va a notificar el gasto. La tarea Creación de autorización de gasto para trabajador , seleccione una empresa a la que tanto usted como el trabajador puedan acceder. Cuando envía autorizaciones de gasto o las guarda para más tarde, no puede cambiar la empresa.
Fecha inicial	Seleccione la fecha en la que espera que se produzca el gasto.
Total de autorización de gasto	Introduzca el importe estimado. Workday corrige la estimación para que coincida con el total de las líneas de autorización de gasto que se crearán posteriormente. Ejemplo: cuando se define una estimación de autorización de gasto en 100 USD y las líneas de autorización de gasto posteriores suman 80 USD, Workday actualiza la estimación.
Tipo de pago de reembolso	Seleccione un tipo de pago de reembolso, que se basa en sus elecciones de pago definidas.

En la ficha

Líneas de autorización de gasto

, añada las transacciones de gastos de la autorización de gasto (opcional). Para completar la ficha, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Fecha de presupuesto	Seleccione una fecha para determinar el presupuesto al que Workday aplica el importe total de la línea de autorización de gasto. Workday solo muestra este campo si configura: La contabilidad de compromisos para su entorno de cliente. La fecha de presupuesto para que aparezca en el libro mayor de cifras reales.
Anticipo en efectivo solicitado	Seleccione esta opción si desea solicitar un anticipo en efectivo para el ítem de gasto especificado (opcional). Cree una línea de autorización de gasto independiente para cada solicitud de anticipo en efectivo.
Worktags	Utilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tarea Mantenimiento de uso de worktag . Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados. Cuando activa las sustituciones manuales para un ítem de gasto, puede cambiar los worktags manualmente seleccionándolos de una lista de valores configurados.

La autorización de gasto se envía para su aprobación y, una vez aprobada, podrá incluirla en los informes de gastos.

Si activa la contabilidad de compromisos, podrá vincular la autorización de gasto aprobada a varios informes de gastos hasta que el saldo de la autorización de gasto sea igual a cero.

Acceda al informe

Mis autorizaciones de gasto

para consultar las autorizaciones de gasto.