Éléments à prendre en compte pour la définition : activités intersociétés au nom d’une société

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Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonction intersociétés au nom d’une société. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La fonction intersociétés au nom d’une société est une structure de comptabilité générale qui permet des transactions entre différentes entités au sein d’une organisation. Dans la fonction intersociétés au nom d’une société, une entité paie pour un bien ou un service acheté par une autre entité de l’organisation.

Avantages pour l’entreprise

Vous pouvez configurer votre locataire pour qu’il enregistre les activités intersociétés. L’enregistrement de ces activités permet à une organisation de générer des activités au nom d’une autre entité :

Dettes

Dettes fournisseurs

Créances

Cas d’utilisation

Vous pourriez devoir enregistrer une transaction comptable qui se produit entre au moins deux filiales ou sociétés multinationales au sein de votre organisation. Voici quelques activités pour lesquelles la fonction intersociétés vous permet d’enregistrer de telles transactions :

Écritures comptables.

Transactions bancaires ad hoc.

Affectations.

Comptabilité des actifs.

Contrats de clients, factures et ajustements de factures.

Paiements intersociétés.

Paiements au nom d’une société.

Comptabilité de la paie.

Factures de fournisseurs et ajustements de factures.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous des filiales ou exercez-vous vos activités dans plusieurs pays?	Si vous avez des filiales ou des succursales multinationales qui effectuent des transactions entre elles, pensez à configurer des profils intersociétés. Les profils intersociétés vous permettent d’enregistrer et de traiter ces transactions intersociétés.
Avez-vous besoin de fournir des documents sources pour satisfaire aux exigences réglementaires?	Les transactions entre des sociétés de différents pays nécessitent souvent des documents sources pour satisfaire aux exigences réglementaires en matière de présentation de l’information financière. Les transactions au nom d’une société ne génèrent pas de documents sources. Avant de configurer des transactions intersociétés, déterminez si vous devez définir des transactions intersociétés directes.
Quels types de transactions vos filiales effectuent-elles normalement entre elles?	Les transactions que les sociétés au sein d’une organisation effectuent les unes avec les autres déterminent si vous devez structurer Workday pour des transactions intersociétés directes ou au nom d’une société. Configurez des transactions intersociétés directes si vous devez représenter des transactions dans lesquelles les sociétés exercent leurs activités comme un fournisseur et un client. Vous pouvez configurer une société à la fois en tant que client et fournisseur d’une autre société. Configurez des transactions intersociétés au nom d’une société lorsqu’une société traite les paiements et les factures à la place de la société qui fournit les biens et services aux clients. Si les deux types de liens intersociétés s’appliquent à vous, configurez les deux.
Comment vos sociétés utilisent-elles vos groupes de comptes?	Vous ne pouvez créer un lien intersociétés entre deux sociétés que lorsque ces sociétés utilisent le même groupe de comptes. Avant de configurer vos profils intersociétés, assurez-vous que les sociétés utilisent les groupes de comptes qui conviennent.
Comment traitez-vous et réglez-vous vos transactions intersociétés?	Si vous souhaitez régler vos transactions intersociétés, vous devez configurer ces options dans la tâche Edit Intercompany Profile : Types de paiements par défaut Initiation de transactions autorisée Types de paiements Si vous souhaitez enregistrer les encaissements intersociétés automatiquement, cochez la case Record Intercompany Receipts . Workday crée uniquement des encaissements pour les paiements intersociétés mis en correspondance avec une créance intersociétés. Workday ne tient pas compte des écritures comptables sans correspondance lors de la création automatique d’encaissements. Lorsque vous n’enregistrez pas automatiquement les encaissements, vous devez créer des encaissements manuels à utiliser dans vos lots de règlement à l’aide de la tâche Enregistrer un encaissement intersociétés .
Comment configurez-vous vos affectations de rôles de sécurité?	Workday utilise la configuration de sécurité de la société à l’origine de la transaction pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés. Exemple : la société qui crée l’écriture comptable détermine les exigences de sécurité liées à l’accès à la transaction intersociétés et à son traitement. Workday utilise plutôt la configuration de sécurité du client dans la transaction initiale pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés lorsque votre société agit en tant que fournisseur. Pensez à définir les affectations de rôles dans votre hiérarchie de sociétés pour satisfaire à vos exigences de sécurité si des utilisateurs doivent accéder aux deux côtés de la transaction intersociétés.

Recommandations

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Règles d’inscription comptable	Workday vous recommande de configurer de manière distincte les règles d’inscription comptable pour les dettes intersociétés et les créances intersociétés si vous souhaitez régler des transactions intersociétés. Des règles d’inscription distinctes permettent à Workday de créer les dettes et les créances nécessaires pour que vous puissiez exécuter le processus de règlement. Si vous ne configurez pas de règles d’inscription comptable distinctes, vous pourriez avoir du mal à trouver des transactions intersociétés au nom d’une société sans correspondance au moment de clôturer vos périodes de grand livre. Si vous configurez à la fois des transactions intersociétés directes et des transactions intersociétés au nom d’une société, nous vous recommandons d’ajouter la dimension de la transaction intersociétés directe dans les règles d’inscription comptable des dettes intersociétés et des créances intersociétés . La dimension vous permet de fractionner les règles d’inscription comptable que vous utilisez pour les transactions intersociétés directes et les transactions intersociétés au nom d’une société. Selon les types de transactions que vous utilisez, vous pourriez devoir également configurer des règles d’inscription comptable supplémentaires. Les règles d’inscription courantes incluent les suivantes : Trésorerie Dépenses Produits Taxe sur les transactions Si vous ne souhaitez pas comptabiliser les transactions intersociétés dans la trésorerie , vous pouvez configurer un pseudo-compte bancaire pour enregistrer les coûts. Pensez à configurer le pseudo-compte bancaire lorsque vous souhaitez réacheminer les transactions de règlement du pseudo-compte vers un autre compte de grand livre.
Calendriers comptables	Workday recommande aux sociétés configurées pour les transactions intersociétés d’utiliser un calendrier comptable partagé. Le calendrier comptable partagé peut être un calendrier principal ou un autre calendrier. Le partage d’un calendrier comptable réduit le risque de création de transactions erronées à éliminer à l’aide d’une consolidation.
Worktags d’entités affiliées intersociétés	Workday vous recommande d’activer les worktags des entités affiliées intersociétés dans les transactions intersociétés dont vous avez besoin. Nous vous recommandons aussi de créer des validations personnalisées qui obligent les utilisateurs à ajouter les worktags des entités affiliées sur les lignes de transaction connexes. Les worktags d’entités affiliées intersociétés aident à déterminer les sociétés qui doivent recevoir ou verser des sommes dans les transactions intersociétés. La définition de ces worktags permet à Workday d’éliminer des écritures dans les états financiers consolidés. Workday vous recommande également de configurer vos règles d’inscription comptable afin d’utiliser les worktags appropriés d’entités affiliées intersociétés comme worktags résultants. Workday vous recommande fortement de vous assurer que votre configuration ne conduit pas une société à créer des transactions intersociétés avec elle-même.

Exigences

Avant de pouvoir créer des transactions intersociétés, vous devez :

Ajouter une étape de lancement d’événement intersociétés à tous les processus de gestion que vous souhaitez utiliser pour les activités intersociétés.

Créer des profils intersociétés pour toutes vos entités affiliées intersociétés dans la tâche

Modifier le profil intersociétés d’une société

Configurer les règles d’inscription comptable pour les dettes et les créances intersociétés.

Limites

Avant de configurer les données intersociétés, tenez compte des limites suivantes :

Si vous publiez des activités intersociétés dans des codes de livre qui ne sont pas inclus dans le code de livre commun, vous ne pouvez pas régler ces activités. Pour supprimer le solde intersociétés, effectuez une élimination.

Si vous ne pouvez pas ajouter d’étape d’événement intersociétés à un processus de gestion, Workday pourrait ne pas prendre actuellement en charge les transactions intersociétés pour cette activité.

Configuration du locataire

Vous pouvez éventuellement configurer ces options de locataire dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

Options	Éléments à prendre en compte
Interdire les lignes de dettes/créances intersociétés lorsque les écritures s’équilibrent par société	Lorsque vous cochez cette case, Workday ne génère pas de lignes de dettes et de créances intersociétés dans les écritures équilibrées par chaque société indiquée dans la ligne.
Regrouper les lignes de dettes/créances intersociétés	Réduit le nombre de lignes générées dans les écritures et affiche uniquement les lignes de dettes et de créances pour les transactions. Regroupe les montants des lignes de dettes ou de créances intersociétés présentant les mêmes détails : Société affiliée. Compte de grand livre. Worktags de mise en équilibre. Workday ne comptabilise pas les dettes et les créances nettes dans la ligne de récapitulatif.
Sélection d’entité affiliée intersociétés sans restriction	Permet à toute société d’ajouter des sociétés avec des profils intersociétés valides en tant qu’entités affiliées intersociétés dans les lignes d’écriture.
Copier les pièces jointes aux écritures comptables intersociétés	Autorisez d’autres sociétés à accéder aux pièces jointes que vous ajoutez dans les écritures parentes intersociétés. Les autres sociétés peuvent consulter vos pièces jointes à partir de leurs écritures enfants intersociétés. Vous pouvez uniquement afficher les pièces jointes des sociétés avec un lien intersociétés configuré.

Sécurité

Pour créer des activités intersociétés pour une autre société, vous devez configurer des rôles de sécurité pour l’activité dans l’autre société. Exemple : si vous êtes dans la société A et que vous souhaitez créer une activité intersociétés pour la société B, vous devez avoir un rôle de sécurité qui vous permet de créer également l’activité pour la société B.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Company Accounting dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Définissez des profils intersociétés. Vous avez besoin de profils intersociétés pour créer des transactions intersociétés.
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Définissez des règles d’inscription comptable. Vous avez besoin de règles d’inscription comptable distinctes pour vos dettes et créances intersociétés lorsque vous souhaitez régler des soldes intersociétés.

Processus de gestion

Configurez le processus de gestion Événement lié à une écriture comptable
. Ajoutez l’étape de processus de gestion Lancer un événement intersociétés lié à une écriture comptable
. Cela vous permet de créer des écritures comptables pour les transactions intersociétés au nom d’une société.

Si votre société doit traiter et régler des transactions intersociétés au nom d’une société, configurez le processus de gestion Événement lié au lot de règlement
.

Production de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport sur les données intersociétés non équilibrées	Décèle et résout des problèmes de déséquilibre intersociétés.
Rapprochement des dettes et des créances intersociétés	Recherche et révise les montants non équilibrés à partir des lignes d’écriture inscrites dans les grands livres des entités affiliées intersociétés qui subsistent à la fin de la période. Cela vous permet de déterminer et de rapprocher tous les éléments intersociétés de chaque entité affiliée intersociétés, y compris les transactions mises en correspondance et sans correspondance.
Espace de travail intersociétés	Révise les activités intersociétés, y compris les lignes d’écriture en cours, les encaissements non enregistrés et les lots de règlement. Cela vous permet de rechercher les montants restants qui sont dus à une société affiliée intersociétés ou que celle-ci vous doit.
Transactions intersociétés non réglées	Recherche et révise des informations détaillées sur les transactions intersociétés non réglées.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Put Account Posting Rule Sets	Récupère des informations détaillées sur les ensembles de règles d’inscription comptable configurés.
Get Intercompany Profiles	Récupère des informations détaillées sur les profils intersociétés configurés. Permet d’afficher des informations détaillées sur plusieurs profils intersociétés.
Put Account Posting Rule Set	Crée ou configure des ensembles de règles d’inscription comptable. Permet de définir plusieurs ensembles de règles d’inscription comptable à la fois.
Put Intercompany Profile	Crée des profils intersociétés. Cela vous permet de définir plusieurs profils intersociétés à la fois.

Connexions et interactions

Vous pouvez utiliser la fonction intersociétés au nom d’une société dans le cadre de nombreuses activités dans Workday. La fonction intersociétés étend les fonctionnalités existantes en vous permettant de générer des activités dans les comptes d’autres sociétés. Le profil intersociétés que vous configurez permet d’accomplir de nombreuses activités intersociétés dans Workday.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.