PDF をダウンロード
設定の考慮事項: アワード タスク
このトピックの内容を、アワード タスクの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 概要
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday のアワード タスクは、アワードの管理と維持に役立つタスクです。アワード タスクの例として、中間または最終の進捗状況レポート、財務レポート、アイデア レポートなどがあります。
業務上のメリット
アワード タスク:
- アワード スケジュールまたは契約期間を基準にして各タスクの日付を設定できます。
- リスト内のアワードに関連付けられているすべてのアワード タスクを管理できます。
- 資金提供者に請求するためのマイルストーンとして、または締め処理タスクとして機能できます。
- タスクの期日が近づいている場合、または期日を過ぎている場合には、アラート通知を通じて割当先に注意を促します。
- "アワード タスク イベント"ビジネス プロセスを使用して、レビューと承認のために、選択したロールに自動的に送信する。
ユース ケース
- アワード コミットメントの一環として、資金提供者から請求前に、プロジェクト固有のタスクを提供することが必要となります。対応するアワード タスクを Workday に作成し、請求マイルストーンとして設定します。
- 所属先の監督組織から、四半期ごとの進捗状況レポートを提出して業務を証明する必要があります。3 か月ごとに発生する進捗状況レポート報奨タスクを作成します。
- アワードをクローズするには、最終的な連邦財務レポートを作成する必要があります。最終財務レポートのアワード タスクを作成し、締め処理タスクとして設定します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
同じ資金提供者とアワード タイプまたは目的コードを共有するアワードがありますか？ | 資金提供者、アワード タイプ、目的コードが同じアワードには、多くの場合、満たす必要がある要件のリストが同じものになります。特定の資金提供者、アワード タイプ、および目的コードに必要なタスクで構成されるアワード タスク リスト テンプレートを作成できます。テンプレートを使用すると、要件が同じアワードのアワード タスク リストをすばやく作成できます。 |
レポートの要件は何ですか？ | アワード タスクには、資金提供者または組織がアワードを管理するために実行する必要があるタスクを含めることができます。アワード タスクとして設定できる一般的なタスク タイプは次のとおりです。
アワード タスクを完了したら、記録と検証の目的でレポートをタスクに添付できます。 |
各要件をどのタイミングで満たす必要がありますか？ | アワード タスクの開始日、終了日、期日を設定するには、以下を基準にしてタスクのタイムラインを指定します。
|
各タスクの完了とレビューの責任者は誰ですか？ | アワード タスクをアワード、アワード組織、またはアワード行組織のロールに割り当てることができます。報奨がグラントの一部である場合は、その報奨をグラントのロールに割り当てることもできます。
"アワード タスク イベント" ビジネス プロセスを設定して、アワード タスクをレビューアと承認者に送信できます。"Award Contract Owner" セキュリティ グループを選択して、すべての承認リクエストを 1 人の従業員に送信することもできます。 |
レポートを請求マイルストーンまたは締め処理タスクとして使用しますか？ | 資金提供者に請求する前に完了する必要があるタスクがある場合は、そのタスクを請求マイルストーンとして定義できます。Workday では、請求マイルストーン タスクが完了するまで、分割支払請求が請求不可であることが確認されます。請求マイルストーンの例を次に示します。
選定をクローズする前に完了する必要があるタスクがある場合は、そのタスクをクローズ タスクとして定義できます。アワード期間の最後に、Workday レポートを使用して残りの締め処理タスクのステータスをチェックし、完了していることを確認できます。締め処理タスクの例を次に示します。
|
推奨事項
以下をお勧めします。
- アワード タスクのアラートを設定して、タスクの期日を指定したユーザーに通知します。
- 締め処理タスクと締め処理以外のタスク用に、別々のアワード タスク リスト テンプレートを作成します。
要件
アワード タスク リストを作成する前に、以下を行います。
- アワード スケジュールを設定してアワードを設定します。
- アワード タスクを実行する責任のある従業員にロールを割り当てます。
制限事項
アワードのアワード タスク リストを作成できるアワード タスク テンプレートは 2 つしか使用できません。1 つは締め処理タスク用、1 つは締め処理以外のタスク用です。アワード タスク リストのテンプレートを変更する場合は、まずアワード タスク リストから、テンプレートで追加されたアワード タスクを削除する必要があります。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Grants Management" 業務分野の "Set Up: Grants Management" ドメイン |
|
"Grants Management" 業務分野の "Process: Award Tasks" ドメイン | アワードのアワード タスク リストを作成します。 |
ビジネス プロセス
"アワード タスク イベント"
ビジネス プロセスを設定して、各アワード タスクを適切なレビューア、および承認のためにアワード契約オーナーに送信します。レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
期日まであと 90 日のアワード タスク
| このレポートを使用して、期日まであと 90 日以内のアワード タスクを特定します。 |
期日まであと 90 日以内/期日超過のアワード タスク
| このレポートを使用して、期日が近づいている、または期日が過ぎているアワード タスクを特定します。 |
アワード タスク ステータス
| このレポートを使用して、アワード タスクのステータスを表示し、未完了のタスクを特定します。 |
アワード タスクの検索
| このレポートを使用して、アワード グループ内のすべてのアワード タスクを表示します。 |
My アワードのタスク ステータス
| このレポートを使用して、アワード タスクの割当と期日を表示します。 |
アワード タスク リスト テンプレートの表示
| このレポートを使用して、既存のアワード タスク リスト テンプレートの詳細を表示します。 |
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
アワード タスク リスト テンプレートの取得
| 1 つまたはすべてのアワード タスク テンプレートをロードおよび取得するために使用します。この Web サービスを使用して、アワード タスク リスト テンプレートをコピーしてから、別の資金提供者、アワード タイプ、または目的コード用に変更できます。 |
アワード タスク ステータスの取得
| 1 つまたはすべてのアワード タスクをロードおよび取得するために使用します。 |
アワード タスク タイプ グループの取得
| アワード タスク タイプのアワード タスク タイプ グループをロードおよび取得するために使用します。 |
アワードのアワード タスクの入力 (PUT)
| 特定のアワードに対するアワード タスクを作成または更新するために使用します。 |
アワード タスクの取得
| リクエスト条件を満たすアワード タスク、またはすべてのアワード タスクをロードして取得するために使用します。 |
アワード タスク入力
| 単一のアワード タスクを作成、更新、または削除するために使用します。 |
アワード タスク ステータスの入力
| アワード タスクのステータスを追加または更新するために使用します。このレポートを使用して、アワード タスク ステータスの順序を変更することもできます。 |
アワード タスク タイプ グループの入力 (PUT)
| アワード タスク タイプ グループを追加または更新するために使用します。 |
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。