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Considérations relatives à la configuration : contrôles d'accès
Vous pouvez utiliser cette rubrique pour vous aider à prendre des décisions lors de la planification de votre configuration et de votre utilisation du contrôle d'accès. Il explique :
- Pourquoi le mettre en place.
- Comment cela s'intègre dans le reste de Peakon.
- Impacts en aval et interactions entre produits.
- Exigences de sécurité et configurations des processus métier.
- Questions et limites à considérer avant la mise en œuvre.
Reportez-vous aux instructions détaillées de la tâche pour obtenir tous les détails de configuration.
Qu'est-ce que c'est
Le contrôle d'accès permet aux administrateurs de contrôler les paramètres du groupe, concernant les tableaux de bord, les dossiers des employés et l'administration. Les contrôles d'accès fonctionnent avec
les attributs
pour former l'ensemble des activités qu'un utilisateur peut effectuer dans les segments qui lui sont attribués.Avantages commerciaux
La configuration de chaque groupe de contrôle d’accès avec les autorisations appropriées garantit la sécurité des données et le niveau d’accès approprié pour les parties prenantes.
Vous pouvez créer vos propres groupes d’accès personnalisés pour diversifier les niveaux d’accès au sein de votre organisation. Chaque groupe vous permet également de notifier en masse ou d'exporter ses membres.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser des groupes de contrôle d’accès pour :
- Contrôlez les groupes ayant accès au tableau de bord.
- Contrôlez les groupes qui peuvent voir les commentaires.
- Contrôlez les groupes ayant accès au niveau de l'entreprise.
- Activer l'accès au niveau administrateur local.
- Activer l'accès spécialisé pour des pilotes spécifiques.
- Activez les tableaux de bord personnels pour vos employés.
Questions à considérer
Question | Considérations |
|---|---|
De combien d'administrateurs avez-vous besoin ? | Un administrateur est l'utilisateur de niveau le plus élevé, avec autorité sur le compte et accès automatique à tous les paramètres. Les administrateurs peuvent ajouter et supprimer d’autres administrateurs et supprimer l’intégralité du compte.
Pour des raisons de sécurité, nous recommandons de limiter le nombre d'administrateurs au minimum, idéalement 2 ou 3 personnes. Si d'autres parties prenantes ont besoin d'un accès au niveau de l'entreprise, vous pouvez utiliser les autres groupes Tous les employés , tels que Ressources humaines ou Dirigeant principal, ou créer un groupe personnalisé. |
Quels dirigeants ont besoin d’un accès à l’échelle globale de l’entreprise ? | Vous pouvez configurer plusieurs groupes pour activer différents types d’accès au niveau de l’entreprise. Exemples : accès au tableau de bord et aux commentaires, accès à la gestion des employés, accès Spécialiste avec un seul pilote, accès à la gestion des questions.
Utilisez un groupe Tous les employés , soit un groupe standard, soit votre propre option personnalisée. |
Existe-t-il des groupes de dirigeants que vous devez exclure de l'accès à leur tableau de bord Peakon en tant que dirigeant ? | Désactivez le groupe directement dans son panneau d'édition pour le désactiver et empêcher ses membres d'utiliser ses privilèges. Vous pourrez le réactiver plus tard. |
Avez-vous besoin de créer différents niveaux d'accès aux paramètres pour vos gestionnaires ? | Il est recommandé de regrouper tous les gestionnaires dans un seul groupe avec les mêmes paramètres. Peakon ajoute automatiquement les gestionnaires au groupe Gestionnaires s'ils gèrent des employés ou des segments.
Vous pouvez utiliser les groupes standard déjà présents dans Peakon pour personnaliser les paramètres de différents groupes de contrôle d'accès ou créer des groupes personnalisés. |
Quels paramètres ne devraient être accessibles qu'aux administrateurs ? | Si vous gérez votre enquête et vos questions de manière centralisée, vous ne devez activer ces paramètres que pour les administrateurs. Pour restreindre certaines fonctionnalités, vous devez désactiver ces paramètres dans les groupes de contrôle d'accès concernés. |
Les administrateurs locaux doivent-ils ajouter et supprimer des dirigeants des groupes de contrôle d’accès ? | Liez les groupes d’accès aux segments, permettant aux administrateurs locaux d’ajouter ou de supprimer des leaders des groupes de contrôle d’accès. |
Dans quelle mesure souhaitez-vous restreindre les commentaires et les informations des dirigeants ? | Ces paramètres peuvent limiter les informations sur les commentaires :
Si vous désactivez ces paramètres pour les gestionnaires et les activez ultérieurement, ils s'appliquent rétroactivement. |
Comment devez-vous informer vos dirigeants de leur accès ? | Les dirigeants reçoivent des e-mails de synthèse pendant les cycles d'enquête en direct, si leur groupe de contrôle d'accès est actif et que les paramètres sont activés. Vous pouvez également notifier en masse les dirigeants directement au sein du groupe de contrôle d'accès. |
Prévoyez-vous d’activer le tableau de bord personnel pour les participants à l’enquête ? | Activez ce paramètre dans le groupe Employés standard ou créez un groupe de type Individuel personnalisé et activez-le à cet endroit. |
Existe-t-il des fonctionnalités que vous devez tester avec un petit groupe avant de les diffuser à tous les dirigeants ou employés ? | Créez un nouveau groupe de contrôle d’accès avec les paramètres appropriés, puis ajoutez des membres du groupe de test. Une fois les tests terminés, supprimez le groupe et activez la fonctionnalité dans le groupe prévu. |
Les résultats de tous les ensembles de questions doivent-ils être disponibles pour tous les groupes de contrôle d’accès ? | Activez ou désactivez les ensembles de questions directement dans chaque groupe. |
De quel niveau d’accès spécialisé avez-vous besoin pour votre leadership ? | Il existe deux types d’accès spécialisés :
Les droits d'accès spécialisés à l'échelle de l'entreprise permettent aux administrateurs de fournir un accès aux utilisateurs spécialisés qui ont besoin de données à l'échelle de l'entreprise pour un pilote particulier (ou une combinaison de pilotes). Ils peuvent personnaliser les pilotes auxquels un groupe de contrôle d'accès a accès, au sein d'un ou de plusieurs ensembles de questions. Lors de la création d'un nouveau groupe de contrôle d'accès spécialisé de ce type, vous pouvez définir quels pilotes, parmi différents ensembles de questions, les utilisateurs de ce groupe peuvent afficher sur leurs tableaux de bord. Exemple : Autorisez l’accès de votre directeur de l’apprentissage et du développement au pilote de croissance pour accéder aux objectifs d’apprentissage et de croissance à l’échelle de l’entreprise. Les droits d'accès spécifiques aux spécialistes et aux segments permettent aux administrateurs de fournir un accès spécifique à un segment qui vous permet d'accorder aux utilisateurs l'accès à des ensembles de questions, des pilotes ou des segments spécifiques qui ont un rapport direct avec leurs rôles, ainsi qu'aux données d'enquête à l'échelle de l'organisation. Exemple : activez l’accès à votre responsable D&I régional français, qui est également responsable hiérarchique d’une équipe, pour afficher l’accès à son équipe dans un contexte et voir les données D&I pour la France uniquement dans un nouveau contexte d’accès par segment. |
Recommandations
- Maintenez le nombre d’administrateurs au minimum.
- Activez l'accès aux commentaires pour tous les gestionnaires dès le départ.
- Activer toutes les catégories de questions pour tous les groupes de gestionnaires.
- Désactivez les notifications que vous ne souhaitez pas que les gestionnaires reçoivent.
- Activez l'accès spécialisé pour les utilisateurs qui ont besoin d'un accès au niveau de l'entreprise pour un seul pilote.
Exigences
Aucun impact.
Limites
Les groupes de contrôle d'accès de type
employés gérés
administrent les paramètres que les gestionnaires peuvent utiliser dans leur zone gérée. Pour ajouter une personne à ce type de groupe, vous devez d'abord en faire un responsable, soit en lui attribuant une ligne hiérarchique, soit un segment géré.Si un leader fait partie de 2 groupes de niveau égal, les paramètres des 2 groupes sont également contraignants. Exemple : 2 groupes
d’employés gérés
. Lorsque vous désactivez un paramètre dans l'un de ces groupes, mais activez le paramètre dans l'autre groupe, Peakon considère que le paramètre est activé pour les leaders qui se chevauchent. Le paramètre de commentaires sensibles affiche les commentaires pertinents dans un onglet supplémentaire, ainsi que dans la zone de commentaires généraux. La désactivation de ce paramètre ne supprimera pas les commentaires sensibles de la vue des commentaires d'un leader.
La désactivation de l'accès aux attributs restreints masquera uniquement les segments pour les dirigeants qui ne gèrent pas le segment ou la hiérarchie dont le segment fait partie.
Si vous désactivez initialement l'accès à l'affichage des commentaires pour les dirigeants, puis que vous l'activez ultérieurement, les dirigeants peuvent afficher les commentaires historiques si leur tableau de bord contient des données d'enquête historiques.
Les groupes d'accès spécialisés fournissent automatiquement l'accès au tableau de bord au niveau de l'entreprise avec le pilote activé. L'activation du paramètre de commentaires ouverts pour un utilisateur d'accès spécialisé signifie qu'il peut afficher tous les commentaires ouverts, car ils ne sont pas liés à un pilote.
Les questions sur les valeurs font partie de l'ensemble Engagement, il n'est donc pas possible de donner un accès général ou spécialisé aux questions sur les valeurs sans questions Engagement.
Une modification des autorisations ne déclenche pas de notification à l'utilisateur concerné, sauf si vous l'ajoutez ou le supprimez du groupe Administrateurs principal.
Configuration du locataire
Accédez à la section
Contrôle d’accès
du menu Administration
pour afficher les paramètres disponibles.Vous pouvez configurer vos paramètres de contrôle d'accès avant d'importer les données des employés et mettre à jour les paramètres à tout moment.
Sécurité
Les chefs des groupes
d'employés gérés
n'ont accès qu'aux zones qui leur sont attribuées. Les dirigeants des groupes Tous les employés
ont accès au niveau de l'entreprise. Il est important de maintenir le nombre de ces employés au minimum et de rester à jour avec la mise à jour des dossiers des employés, en particulier les dates de séparation. Par conséquent, Peakon peut retirer les employés séparés du groupe après la séparation.Processus d'affaires
Aucun impact.
Rapports
Vous pouvez suivre les connexions aux tableaux de bord du gestionnaire Peakon à l'aide des mesures d'utilisation
du comportement du gestionnaire
. De plus, chaque groupe de contrôle d'accès affiche la date à laquelle chaque gestionnaire a été actif. Il est possible d'exporter les membres des groupes en filtrant sur leur date de dernière activité.Intégrations
Vous pouvez utiliser une intégration pour ajouter ou supprimer des employés dans des groupes qui remplissent des segments. Une fois que l’intégration remplit le segment avec les employés, Peakon les ajoute automatiquement au groupe de contrôle d’accès lié. Notez que s'il s'agit d'un groupe
d'employés gérés
, l'employé doit d'abord avoir une ligne hiérarchique ou un segment géré.Connexions et points de contact
Workday propose un kit de points de contact avec des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans votre locataire. Apprenez-en plus sur le kit Workday Touchpoints sur Workday Community.