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Peakon
Dernière mise à jour : 2024-07-26
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Concept : Notifications par e-mail de synthèse

Concept : Notifications par e-mail de synthèse

Arrière-plan

L'e-mail de synthèse est un résumé du tableau de bord que les dirigeants reçoivent par e-mail.
Il existe plusieurs notifications qui déclenchent l'envoi d'e-mails de synthèse. Les organisations peuvent choisir si leurs dirigeants doivent recevoir l'e-mail de synthèse à une cadence automatique (déclenchée par des notifications d'échéance) ou différer l'e-mail de synthèse à la fin de la série d'enquête.
Les e-mails de synthèse contiennent des résumés de plusieurs tableaux de bord pour les utilisateurs qui gèrent plus d'une zone dans Peakon. Au maximum, chaque manager qualifié recevra 1 email de synthèse par jour.

Prérequis

Tous les dirigeants ayant accès au tableau de bord sont éligibles pour recevoir des e-mails de synthèse, s'ils remplissent les 3 conditions :
  • Le leader dispose des autorisations nécessaires pour pouvoir accéder à son tableau de bord au moment de l'envoi de l'e-mail de synthèse.
  • Leur tableau de bord a atteint les seuils de visibilité des données de l’organisation.
  • Leur tableau de bord contient des notifications dues, si vous avez sélectionné l'option
    Automatique
     .
Il n'est pas possible de désactiver l'e-mail de synthèse, mais vous pouvez utiliser les autorisations d'accès pour contrôler qui le reçoit. Exemple : désactivez les groupes de contrôle d’accès des utilisateurs qui ne doivent pas recevoir d’e-mail de résumé.
Voici les autorisations requises pour recevoir des e-mails de synthèse :
  • Statistiques d'accès.
  • Accéder aux commentaires [..] (Exemple : Accéder aux commentaires du pilote).
  • Accédez aux commentaires en temps réel (lorsque vous utilisez la fréquence de résumé
    automatique
     ).
Les gestionnaires n’ont pas besoin de participer eux-mêmes à l’enquête pour recevoir des e-mails de synthèse. L'objectif de l'e-mail de synthèse est d'informer les gestionnaires des mises à jour des tableaux de bord qu'ils gèrent.
Exemple : si vous exécutez une enquête pilote auprès d'employés ciblés, les responsables de ces employés peuvent recevoir un e-mail de synthèse si leur tableau de bord est recalculé à la suite de l'enquête pilote. Voir les conditions qui déclenchent un recalcul du tableau de bord dans Concept : Points forts et domaines d'intérêt.

Heure d'envoi

L'heure d'envoi des e-mails de synthèse est 06h00 UTC, du lundi au vendredi. Peakon reporte toutes les notifications dues le week-end au lundi suivant. Une exception est si l'enquête se termine le vendredi ou le samedi ; alors Peakon envoie le résumé de fin de tour le samedi ou le dimanche, respectivement.
Bien que l'e-mail de résumé soit envoyé à 06h00 UTC, Peakon exécute une deuxième vérification à 14h00 UTC pour récupérer les e-mails de résumé restants qui sont encore dus. Exemple : Il y a eu des problèmes d’envoi avec le premier lot.
Peakon peut également envoyer des e-mails de synthèse entre les cycles d'enquête, s'il y a une mise à jour du domaine d'intérêt sur le tableau de bord. Exemple : Un cadre supérieur vous a défini un domaine d’intervention prioritaire.

Contenu du courrier électronique

L'e-mail de synthèse contient plusieurs composants et le contenu de l'e-mail reçu dépend du type de notification, des paramètres de l'enquête et des autorisations d'accès du responsable.
Bien qu'il existe plusieurs variantes de l'e-mail de résumé, les résumés contiennent toujours un aperçu des notifications dues, un lien vers le tableau de bord et des liens vers la documentation d'assistance pertinente. De plus, les e-mails de synthèse peuvent contenir le score principal de chaque ensemble de questions, les mesures de participation et les micro-cours suggérés, le cas échéant.
Ces notifications déclenchent des e-mails de synthèse :
  • Nouveaux commentaires.
  • Peakon a identifié un nouveau point fort ou domaine d’intérêt.
  • Peakon a supprimé une zone de concentration recommandée.
  • Quelqu'un a accepté ou défini manuellement une nouvelle zone de concentration.
  • Quelqu’un a rejeté un domaine d’intérêt recommandé.
  • Quelqu'un a supprimé une zone de mise au point.
  • Peakon a identifié un nouveau segment mis en évidence.
  • Le score d'engagement ou eNPS a augmenté ou diminué depuis le tour précédent.
  • La présentation PowerPoint inclut désormais les données de votre dernière enquête.
  • Peakon a détecté un commentaire potentiellement sensible.
  • Quelqu'un a défini une action sur votre tableau de bord.
Si vous gérez plusieurs segments, l'e-mail de synthèse que vous recevrez contiendra une section pour chaque tableau de bord que vous gérez, s'ils répondent aux seuils de visibilité de votre organisation.
Il n'est pas possible de prévisualiser ou de personnaliser le contenu des e-mails de synthèse.
Les e-mails de résumé suivent les autorisations de contrôle d'accès de chaque responsable pour empêcher les responsables de recevoir des notifications de résumé non exploitables.
Exemple : si les responsables de votre organisation n'ont pas accès aux commentaires et que vous avez défini les e-mails de synthèse sur
Automatique
, les responsables ne recevront probablement pas beaucoup (ou aucun) e-mail de synthèse pendant le tour. Cela est dû au fait que la nouvelle notification de commentaire est le déclencheur de résumé le plus fréquent lors des cycles d’enquête. Les managers recevront un résumé à la fin du tour, mais il ne contiendra pas de section de commentaires.

Configuration

Dans chaque programme d'enquête, vous pouvez définir la fréquence d'envoi des e-mails de synthèse sur automatique ou à la fin du cycle d'enquête. Voir Définir la fréquence des e-mails de résumé pour les instructions.
Option
Description
Automatique
Envoie un e-mail de synthèse quotidien aux gestionnaires au-dessus du seuil de visibilité, si leurs tableaux de bord ont des notifications dues.
Fin de la série
Envoie un e-mail de synthèse aux gestionnaires au-dessus du seuil de visibilité à la fin du cycle d'enquête.
S'il y a une mise à jour dans les domaines d'intérêt au cours de la série d'enquêtes (exemple : un haut dirigeant accepte ou rejette un domaine d'intérêt au nom d'un responsable), le responsable du segment recevra un e-mail de synthèse le jour ouvrable suivant.
Vous pouvez également modifier la fréquence des e-mails de synthèse pendant la phase d'enquête et les modifications prendront effet immédiatement. Exemple : si vous passez aux e-mails de résumé automatiques, les responsables éligibles commenceront à les recevoir à partir du lendemain, s'ils ont des notifications dues. Si vous passez au résumé de fin de tour, les résumés quotidiens s'arrêteront.
Si vous désactivez l'envoi d'e-mails dans le cadre d'une enquête planifiée (exemple : pour une enquête en kiosque), cela ne désactive pas l'envoi d'e-mails de synthèse.
Les destinataires peuvent gérer leurs abonnements par e-mail individuellement et se désabonner des e-mails de synthèse s'ils le souhaitent. La désinscription à l'e-mail de synthèse n'affecte pas les autres e-mails. Les destinataires peuvent se réabonner en configurant leurs paramètres de notification dans leur compte Peakon.

Limites

  • Il n'est pas possible de prévisualiser les e-mails de synthèse dans l'interface utilisateur de Peakon. Les e-mails de résumé varient pour chaque utilisateur, en fonction du type de notification, des paramètres de l'enquête et des autorisations d'accès.
  • Il n'est pas possible de modifier l'expéditeur de l'e-mail, la ligne d'objet ou le contenu des e-mails de synthèse.
  • Il n'est pas possible de renvoyer des e-mails de résumé ou de déclencher manuellement l'envoi d'un e-mail de résumé. Si vous désactivez l'accès du gestionnaire pendant et après l'enquête, il n'est pas possible de relancer les notifications par e-mail de résumé lorsque vous activez leur accès ultérieurement. Pour contourner ce problème, vous pouvez notifier en masse les gestionnaires avec une invitation au tableau de bord via le groupe de contrôle d'accès. Les gestionnaires pourront accéder aux informations qui auraient été dans le résumé en se rendant dans leur tableau de bord et dans l'onglet notifications.
  • Il n'est pas possible de réabonner les gestionnaires aux e-mails de synthèse en leur nom.
  • Si un employé soumet un commentaire mais réinitialise ensuite son enquête, ce commentaire ne s'affichera plus dans les tableaux de bord. Cependant, si l'employé a effectué cette action après que son responsable ait déjà reçu le résumé quotidien, un extrait du commentaire peut s'afficher dans cet e-mail et donc être visible par le responsable.