Consideraciones de definición: autorizaciones de gasto

Explicación

Las autorizaciones de gasto son transacciones de gastos que los trabajadores pueden realizar para solicitar la aprobación previa de gastos estimados. En función de los ítems de gasto que seleccionen los perceptores de gastos, estos pueden introducir lo siguiente:

Fechas de gasto previstas

Descripciones

Importes estimados

Líneas de autorización de gasto

Beneficios para la empresa

Se elimina la necesidad de recopilar la información de gastos fuera de Workday al añadir cuestionarios a las autorizaciones de gasto.

Se prevén los gastos futuros mediante la contabilidad de compromisos con autorizaciones de gasto aprobadas.

Se proporciona a los perceptores una mayor flexibilidad para gestionar sus gastos de viaje.

Se reducen los gastos no incluidos en la política exigiendo aprobaciones previas.

Se utilizan aprobaciones previas para aumentar el control de gastos y mejorar el cumplimiento de la política de gasto.

Se consultan los saldos de presupuesto exactos mediante el seguimiento de los importes de compromiso y los importes de anticipo en efectivo pendientes.

Ejemplos de uso

Los especialistas en entrada de datos pueden crear autorizaciones de gasto en representación de los miembros del comité externo como, por ejemplo, los ponentes invitados, para reembolsarles.

Los empleados pueden realizar lo siguiente:

Crear varios informes de gastos a partir de una sola autorización de gasto hasta que el saldo de la autorización de gasto sea inferior o igual a cero.

Vincular las autorizaciones de gasto que incluyan anticipos en efectivo a los informes de gastos.

Los gerentes pueden crear lo siguiente:

Autorizaciones de gasto en representación de otros trabajadores.

Reembolsos de anticipo en efectivo de pagos que los trabajadores envían para reembolsar los saldos pendientes.

Los empleados de ventas pueden realizar lo siguiente:

Crear nuevos informes de gastos a partir de autorizaciones de gasto aprobadas para deducirlos de los importes aprobados y los anticipos en efectivo.

Solicitar autorización para los gastos de viaje previstos antes de su viaje.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué información de gastos desea que sea obligatoria? ¿De cuál desea realizar un seguimiento?	Puede exigir a los trabajadores que envíen líneas de autorización de gasto en las solicitudes de autorización de gasto para recopilar detalles de gastos granulares con fines de auditoría. A menos que se configure, Workday no requiere líneas de autorización de gasto. Puede configurar las tareas y los procesos de gestión de autorización de gasto para mostrar y solicitar información como: Atributos de ítem de gasto para solicitar a los trabajadores que proporcionen información detallada de sus gastos. Ítems de gasto basados en una tabla de tarifas con el fin de garantizar que los trabajadores proporcionen la información necesaria para calcular los totales de los gastos comprometidos en función del ítem de gasto. Cuestionarios para recopilar o solicitar datos de encuesta personalizados a los trabajadores.
¿Cómo quiere controlar y realizar un seguimiento de los importes de autorización de gasto?	Si desea evitar el gasto excesivo y controlar la liquidación de los importes de autorización de gasto, puede configurar lo siguiente: Comprobación de presupuesto para controlar las opciones presupuestarias de las transacciones de autorización de gasto y consultar los resultados del presupuesto. Ejemplo: puede evitar transacciones que estén por encima del presupuesto. Contabilidad de compromisos para realizar un seguimiento de los importes de compromiso de autorización de gasto. Puede controlar el gasto desde la transacción de origen hasta la autorización de gasto. También puede crear compromisos en los libros mayores respectivos.

Preguntas

Consideraciones

¿Qué información de gastos desea que sea obligatoria? ¿De cuál desea realizar un seguimiento?

Puede exigir a los trabajadores que envíen líneas de autorización de gasto en las solicitudes de autorización de gasto para recopilar detalles de gastos granulares con fines de auditoría. A menos que se configure, Workday no requiere líneas de autorización de gasto.

Puede configurar las tareas y los procesos de gestión de autorización de gasto para mostrar y solicitar información como:

Atributos de ítem de gasto para solicitar a los trabajadores que proporcionen información detallada de sus gastos.

Ítems de gasto basados en una tabla de tarifas con el fin de garantizar que los trabajadores proporcionen la información necesaria para calcular los totales de los gastos comprometidos en función del ítem de gasto.

Cuestionarios para recopilar o solicitar datos de encuesta personalizados a los trabajadores.

¿Cómo quiere controlar y realizar un seguimiento de los importes de autorización de gasto?

Si desea evitar el gasto excesivo y controlar la liquidación de los importes de autorización de gasto, puede configurar lo siguiente:

Comprobación de presupuesto para controlar las opciones presupuestarias de las transacciones de autorización de gasto y consultar los resultados del presupuesto. Ejemplo: puede evitar transacciones que estén por encima del presupuesto.

Contabilidad de compromisos para realizar un seguimiento de los importes de compromiso de autorización de gasto. Puede controlar el gasto desde la transacción de origen hasta la autorización de gasto. También puede crear compromisos en los libros mayores respectivos.

Recomendaciones

Muestre o solicite atributos de ítem de gasto en las autorizaciones de gasto para animar a los trabajadores a incluir detalles de gasto granulares en las líneas de autorización de gasto.

Configure las tablas de tarifas para autorizaciones de gasto con el fin de calcular automáticamente deducciones o importes máximos de un ítem de gasto.

Configure la contabilidad de compromisos para que los trabajadores puedan solicitar anticipos en efectivo en las autorizaciones de gasto.

Configure la contabilidad de compromisos y la fecha de presupuesto para que aparezcan en el libro mayor de cifras reales y permitir así que los trabajadores seleccionen una fecha de presupuesto en las líneas de autorización de gasto.

Configure un texto informativo para los trabajadores cuando los ítems de gasto o los ejemplos de uso requieran instrucciones sobre cómo introducir autorizaciones de gasto.

Requisitos

Configure las reglas de elección de pago para las empresas y los trabajadores con el fin de determinar cómo paga Workday los anticipos en efectivo a los trabajadores.

Configure la contabilidad de compromisos para generar contabilidad cuando los trabajadores vinculen autorizaciones de gasto a líneas de gasto y liquiden líneas de autorización de gasto específicas.

Liquide anticipos en efectivo para que los trabajadores puedan seleccionar autorizaciones de gasto en informes de gastos.

Limitaciones

Workday no genera contabilidad cuando recibe reembolsos de anticipo en efectivo por parte de los trabajadores. Debe crear asientos independientes mediante depósitos bancarios o deducciones de nómina.

Los trabajadores no pueden solicitar anticipos en efectivo ni autorizaciones de gasto en una moneda distinta a su moneda de reembolso.

Workday no admite diarios de viaje en las autorizaciones de gasto. Si utiliza dietas en autorizaciones de gasto, Workday no podrá calcular los importes con precisión.

No puede vincular autorizaciones de gasto a líneas de gasto porque Workday liquida el saldo restante de la autorización de gasto en el informe de gastos final de la autorización de gasto.

No puede copiar autorizaciones de gasto para generar nuevas autorizaciones de gasto. Workday solo copia los detalles de la cabecera de autorización de gasto.

Para evitar una contabilidad incorrecta, solo puede cancelar y cerrar las autorizaciones de gasto en determinadas condiciones. Ejemplo: no puede cancelar una autorización de gasto si se ha asociado con una ejecución de liquidación En curso
o Finalizada
.

Definición de entorno de cliente

En la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

, puede configurar los parámetros del entorno de cliente de autorización de gasto para:

Permitir que los trabajadores envíen solicitudes de anticipo en efectivo en sus solicitudes de autorización de gasto.

Ocultar la casilla de selección

Facturable

en las autorizaciones de gasto si su organización no factura los gastos de los trabajadores a los clientes.

Ocultar las opciones de autorización de gasto en los informes de gastos si un trabajador no tiene autorizaciones de gasto.

Configurar un número de secuencia para las autorizaciones de gasto.

Seguridad

Los siguientes dominios en el área funcional Expenses:

Dominio	Consideraciones
Manage: Expense Advance Repayment	Los usuarios pueden: Crear reembolsos de anticipo en efectivo. Acceder a los registros de los recibos de un reembolso de anticipo de gastos.
Process: Expense Report Payment/Settlement	Los usuarios pueden: Acceder y liquidar pagos de gasto. Consultar informes de liquidaciones relacionados.
Process: Spend Authorization	Los usuarios con roles basados en la empresa o sin restricciones pueden gestionar las autorizaciones de gasto y los informes relacionados. Puede conceder a los usuarios acceso a este dominio con un control más detallado de las acciones de autorización de gasto configurando los subdominios.
Process: Spend Authorization Mass Close	Los usuarios pueden: Buscar y seleccionar varias autorizaciones de gasto para agruparlas en una solicitud de cierre. Cerrar las autorizaciones de gasto para evitar futuras acciones, como vincularlas a una línea de informe de gastos y liquidar el saldo restante. Consultar informes relacionados para las solicitudes de cierre masivo.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting	Los usuarios con roles basados en la organización pueden consultar las autorizaciones de gasto y los informes de línea de autorización de gasto.
Self-Service: Spend Authorization	Los usuarios pueden: Acceder, editar y cerrar sus solicitudes de autorización de gasto. Consultar informes relacionados para sus autorizaciones de gasto.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Comprobación de presupuesto (financiero)	Configure esta opción para revisar y aprobar los resultados de comprobación de presupuesto para transacciones de autorización de gasto, como errores o superaciones de comprobación de presupuesto.
Evento de informe de gastos	Configure esta opción para incluir reglas sobre autorizaciones de gasto cuando requiera aprobaciones adicionales para los importes de gasto. Ejemplo: si la autorización de gasto estimada es superior al importe total en el informe de gastos, puede solicitar la aprobación adicional del gerente.
Autorización de gasto	Configure esta opción para que los empleados, los especialistas en entrada de datos de gastos y los partners de gastos puedan solicitar autorizaciones de gasto. Puede configurar los siguientes pasos de acción adicionales: Comprobación de presupuesto para comparar las solicitudes de autorización de gasto con el presupuesto. Cumplimentación de cuestionario para recopilar información adicional de los empleados antes del proceso de aprobación. Propuesta de asignación de plan de complementos reembolsables para proponer un plan de complementos para los empleados que soliciten autorizaciones de gasto.
Evento de cierre masivo de autorizaciones de gasto	Configure esta opción para: Permitir que los partners de gastos cierren autorizaciones de gasto de forma masiva. Exigir revisiones antes de aprobar la solicitud de cierre masivo de autorizaciones de gasto. Enviar notificaciones personalizadas y alertar a los perceptores de gasto de que su autorización de gasto se ha cerrado.

Informes

Informes	Consideraciones
Informe de saldo de presupuesto	Consulte los compromisos de autorización de gasto y las cifras reales de los informes de gastos en sus asientos de contabilidad.
Búsqueda de anticipos en efectivo	Consulte los siguientes elementos relacionados con anticipos en efectivo: Saldos pendientes y disponibles Importes y fechas de reembolso Perceptores de gasto asociados Informes de gastos relacionados
Búsqueda de autorizaciones de gasto	En función de la fecha inicial y final del gasto, consulte los siguientes elementos relacionados con la autorización de gasto: Detalles de saldo restante Informes de gastos relacionados Contabilidad, liquidaciones y compromisos en informes de gastos vinculados
Búsqueda de solicitudes de cierre masivo de autorizaciones de gasto	Consulte todas las autorizaciones de gasto y sus detalles en cada solicitud de cierre masivo.

Puede usar los siguientes orígenes de datos de informe para agregar y filtrar grandes volúmenes de datos:

Cash Advance Payments

Cash Advance Repayments

Spend Authorizations

Spend Authorization Lines

Spend Authorization Mass Close Requests

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Cancel Spend Authorization	Se utiliza para cancelar autorizaciones de gasto cuando proporciona un ID de autorización de gasto.
Get Cash Advance Repayments Put Cash Advance Repayment	Se utiliza para: Recopilar los reembolsos de anticipo en efectivo enviados. Añadir, actualizar o enviar reembolsos de anticipo en efectivo.
Get Expense Items Put Expense Item	Se utiliza para: Recopilar los ítems de gasto para usarlos en autorizaciones de gasto. Configurar los ítems de gasto para usarlos en autorizaciones de gasto.
Get Spend Authorizations	Se utiliza para recopilar las autorizaciones de gasto enviadas.
Submit Spend Authorization	Los usuarios pueden añadir, actualizar y enviar autorizaciones de gasto.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Presupuestos	Puede configurar: Comprobación de presupuesto para controlar los importes de autorización de gasto Compromisos para autorizaciones de gasto Cuando utiliza presupuestos en autorizaciones de gasto, puede consultar los detalles de la contabilidad y los asientos generados, como los siguientes: Importes de presupuesto reservados Fechas de presupuesto Compromisos y cifras reales
Contabilidad financiera	Puede configurar: Reglas de contabilización en cuenta para determinar las cuentas por defecto para las transacciones de anticipo en efectivo. Reglas de worktags de cuadre contable para realizar un seguimiento del gasto en varios centros de costos o fondos. Orígenes de asientos de autorización de gasto y asignarlos a transacciones de operaciones de autorización de gasto. Contabilidad de compromisos en libros mayores para transacciones de autorización de gasto.
Información bancaria y liquidación	Puede realizar lo siguiente: Configurar la categoría de pago para identificar la cuenta que se usará para los pagos de anticipo en efectivo. Generar pagos para anticipos en efectivo.
Perfiles de viaje	Cuando los usuarios configuran un hotel o un país de viaje en sus perfiles de viaje, Workday: Rellena las líneas de autorización de gasto de los ítems de gasto que requieren un hotel o un país de viaje. Proporciona una carpeta Preferido para el ítem de gasto cuando selecciona el ítem de gasto para el hotel o el país de viaje.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.