FAQ: Vertragsintelligenz (CI) in Vertragsmanagement und Document Intelligence

Kann ich eine Bestimmung aus einem Dokument entfernen?: Ja.
Öffnen Sie das Dokument im Vertragsmanagement und in Document Intelligence.
Klicken Sie im Abschnitt
Vertragszusammenfassung
auf dem Register
Inhalt
auf
Anzeigen
, um die Bestimmung im Dokument hervorzuheben.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol und wählen Sie
Provisionierung entfernen
.

Mit dieser Aktion wird nur die Bestimmung für dieses Dokument entfernt.
Was bedeutet die automatische Synchronisierung in der Spalte „Zuletzt geändert“ des Registers „Versionen“ , wenn die Details eines Dokuments angezeigt werden?: Automatische Synchronisierung
kann bedeuten, dass das Dokument über einen Speicheranbieter synchronisiert oder über eine E-Mail-Intake hochgeladen wurde.
Ist es möglich, in meinem Arbeitsbereich eine Liste der Dokumente anzuzeigen, bei denen die OCR-Verarbeitung (Optical Character Recognition) fehlgeschlagen ist?: Sie können folgende Filtereinstellungen in
"Suchen"
,
"Alerts"
und
"Dashboards"
verwenden, um eine Liste der Dokumente anzuzeigen, bei denen die OCR-Verarbeitung möglicherweise fehlgeschlagen ist:

Filter
Wert

Hochgeladen am

Den Umfang Ihres Berichts.

Textqualität

Ist leer.

Dateityp

Entspricht PDF oder einem der Dateiformate, die in Vertragsmanagement und Document Intelligence verarbeitet werden (TIFF, PDF, DOCX und DOC).

Anstelle von Ad-hoc
-Suchberichten
können Sie
Alerts
und
Dashboards
für eine kontinuierliche Verfolgung verwenden. Wenn Sie eine Liste mit DocIDs haben, können Sie auf jedes einzelne Dokument zugreifen, für das die OCR fehlgeschlagen ist, und eine erneute Verarbeitung versuchen, indem Sie
erneut auf "Dokument verarbeiten"
klicken.
Bei einigen älteren Dokumenten ist möglicherweise die
Textqualität
leer und sie werden daher in die gefilterte Liste aufgenommen.
Warum sind einige Ordner in meinem beschränkten Ordner für einen Power-User ohne zugewiesene Abteilung sichtbar?: Wenn ein Benutzer zu einem Ordner navigiert, auf den er zugreifen darf, der sich aber in einem eingeschränkten Ordner befindet, ist der gesamte Pfad vom Root-Ordner aus für ihn sichtbar. Dies schließt eingeschränkte Ordner ein. Der Benutzer kann jedoch die Liste der Dokumente in den eingeschränkten Ordnern nicht anzeigen oder anzeigen.
Unterstützt Vertragsmanagement und Document Intelligence kennwortgeschützte Dateien?: Vertragsmanagement und Document Intelligence können keine kennwortgeschützten Dateien verarbeiten oder deren Sicherheitseinstellungen umgehen.
Ist das Feld "Status" eines Dokuments ein Standard-AI-Feld?: Das Feld
„Status“
eines Dokuments interagiert nicht mit unserer KI. Alle Dokumente haben den anfänglichen automatischen Status Unbekannt
, aber Sie können dieses Feld auch manuell auf Aktiv
oder Inaktiv
setzen.
Das Feld
Status
wirkt sich nicht auf die Fakturierung aus.
Gibt es Grenzwerte für Aktionen für Massendateien?: Aus Performance-Gründen gibt es maximale Dateilimits bei der Ausführung bestimmter Massenaktionen. Wenn Sie versuchen, eine Aktion auszuführen, die diese Grenzwerte überschreitet, warnen Vertragsmanagement und Document Intelligence Sie, dass die Aktion nicht abgeschlossen werden kann. Die folgenden Grenzwerte gelten sowohl für die Bereiche
„Dokumente“
als auch für die Bereiche
„Suchen“
:

Aktion
Dokumentgrenzwert

Verschieben
2.000

Bearbeiten
10.000

Kopieren
500

Löschen
500

Wir beschränken die Anzahl der Dateien, die Sie manuell in einer Transaktion hochladen können, auf 500. Wir empfehlen Ihnen jedoch, nicht mehr als 100 Dateien gleichzeitig hochzuladen. Um mehr als 100 Dateien in einer Transaktion hochzuladen, verwenden Sie stattdessen unser Synchronisierung . Siehe: Dokumentsynchronisierung mit EviSync einrichten finden Sie weitere Informationen.
Warum ist die Schaltfläche „Anzeigen“ für eine Klausel im Panel „Vertragszusammenfassung“ nicht verfügbar?: Die Schaltfläche
Anzeigen
ist nicht verfügbar, da der Dokumenttext, den wir derzeit zur Erkennung von Klauseln durch unsere KI verwenden, nicht mit dem Text in der PDF übereinstimmt. Die Klausel ist jedoch weiterhin unter
Dokumente
>
Schlüsselbestimmungen
sichtbar. Um die Performance zu optimieren, empfiehlt Workday die Verwendung von nicht formatiertem, einspaltigem Text anstelle von Elementen und Formatierungen wie Tabellen, Formularen, überschneidendem Text, ungeraden Zeilenumbrüchen und Spalten.
Können Vertragsmanagement und Document Intelligence interne Parteiennamen standardisieren?: Kunden können eine Liste der Namen interner Parteien bereitstellen, die sie beim Hochladen aus Verträgen extrahieren möchten. Diese Liste wird von Workday verwaltet.
Warum wird das Feld Anstehendes Ablaufdatum in einigen Dokumenten ausgefüllt und in anderen nicht?: "Anstehendes Ablaufdatum"
ist ein dynamisches Feld, das in aktiven Verträgen abhängig vom nächsten Ablaufdatum eines Dokuments ausgefüllt wird. Wenn das nächste Ablaufdatum in der Zukunft liegt, wird das Feld
Anstehendes Ablaufdatum
mit diesem Datum ausgefüllt. Wenn kein Ablaufdatum mehr ansteht (das späteste Ablaufdatum liegt in der Vergangenheit), wird das Datum entfernt und das Feld
Anstehendes Ablaufdatum
leer lassen.
Warum wird das Feld „Ausgeführt“ auf „Ja“ festgelegt, wenn es nur eine Signatur gibt?: Das Feld
Ausgeführt
ist auf Ja
gesetzt, wenn das Dokument mindestens eine manuelle oder eSignatur enthält. Dieses Feld zeigt nicht an, ob ein Dokument vollständig ausgeführt ist oder nicht, da die Anzahl der erwarteten Unterschriften in einem Dokument variiert.
Unterstützt der E-Mail-Intake ZIP-Dateien?: Diese Funktion unterstützt keine ZIP-Dateien.
Wenn ich ein Feld mit Gegenparteien bearbeite, warum wird es unter "Interne Parteien" gespeichert?: Die Werte
für Interne Partei
werden durch die Liste der von Ihnen angegebenen internen Parteinamen bestimmt und von Workday verwaltet. Wenn ein Parteiname mit einem Namen in der Liste übereinstimmt oder einen Namen enthält, füllt dieser das Feld
Interne Partei
aus. Beispiel: Ihre Liste interner Parteien enthält den Namen Acme
. Daher werden in Vertragsmanagement und Document Intelligence Acme Inc.
und Acme International Inc.
im Feld
Interne Partei
aufgelistet. Daher ist es möglich, dass der Name der Partei unter
Interne Partei
verschoben wird, wenn Sie versuchen, eine Gegenpartei zu bearbeiten und zu speichern.
Kann ein Benutzer eine Suchabfrage erstellen und speichern, die für andere Benutzer verfügbar ist?: Sie können eine gespeicherte Suche erstellen, indem Sie
"Suchen
>
Filter hinzufügen"
wählen. Klicken Sie
auf Suche speichern
, nachdem Sie die Suchkriterien konfiguriert haben, und geben Sie über das Feld
Wer kann diese Suche anzeigen und verwenden?
die Benutzer an, die auf die Suchabfrage zugreifen können. Feld
Wenn ich bestimmte Dokumente für den Export auswähle, sind diese dann die einzigen Elemente, die exportiert werden?: Wenn Sie Dokumente aus einer Suchabfrage in der Suchkonsole exportieren, werden alle Dokumente exportiert. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie bestimmte Dokumente ausgewählt haben.
Wie berechnen Vertragsmanagement und Document Intelligence das Datenfeld „Textqualität“ ?: Das Feld
Textqualität
gilt nur für Text in englischer Sprache und analysiert den Prozentsatz der Wörter, die zu einem englischen Wörterbuch gehören, um die Textqualität zu bestimmen. Anschließend wird dieser Prozentsatz verwendet, um einen von drei Textqualitäts-Scores zuzuweisen:
Niedrig
Mittel
Hoch

Beispiel: Ein verschwommenes Dokument erhält normalerweise den Score Niedrig
.
Wie gehen Vertragsmanagement und OCR von Document Intelligence mit zwei- oder mehrspaltigen Verträgen um?: Wir unterstützen mehrspaltige Dokumente im DOCX- und PDF-Format. Die KI zeigt Textspalten linear an und analysiert sie linear. In den Vertragsmanagement und Document Intelligence werden die Textspalten in der Vorschau nicht angezeigt.
Lesen die KI für Vertragsmanagement und Document Intelligence Informationen aus Dokumenten, die als Anhänge beigefügt sind?: Anhänge werden als zusätzliche Dokumente betrachtet und nicht von der KI gescannt.
Wie gehen Vertragsmanagement und Document Intelligence mit schlecht gescannten oder verschwommenen Dokumenten um? Kann ich benachrichtigt werden, wenn ein nicht lesbares Dokument gefunden wird?: Wenn ein Dokument die Textqualitätsbewertung Niedrig
erhält, müssen Sie es prüfen und möglicherweise Datenfelder manuell eingeben.

So suchen Sie nach Dokumenten mit niedriger Textqualität:
Öffnen Sie
Suchen
.
Klicken Sie auf
Filter hinzufügen
.
Wählen Sie den Filter
Textqualität
und klicken Sie auf
Hinzufügen
.
Legen Sie die Suchkriterien so fest, dass der Wert
"Niedrig"
lautet.

So erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn ein Dokumentscan geringer Qualität in das Vertragsmanagement und Document Intelligence hochgeladen wird:
Öffnen Sie
Suchen
>
Alerts
.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
+ Alert hinzufügen
.
Füllen Sie die Alert-Felder aus und geben Sie an, ob der Alert für bestimmte Ordner gelten soll.
Klicken Sie auf
Filter hinzufügen
.
Wählen Sie
Textqualität
und geben Sie an, dass der Wert dem Wert
Niedrig
entsprechen soll.
Fügen Sie die relevanten Benutzer hinzu, die die Alerts erhalten sollen.
Können Vertragsmanagement und Document Intelligence Alerts an den in einem Feld aufgeführten Vertragseigentümer senden?: Wenn der Vertragseigentümer in einem Benutzerfeld aufgeführt ist und ein registrierter Benutzer für Vertragsmanagement und Document Intelligence ist, kann er Alerts erhalten. Richten Sie die Filterkriterien so ein, dass das Feld
Eigentümer
für diesen bestimmten Benutzer überprüft wird und geben Sie dann den Benutzernamen in die Alert-Empfänger ein.
Wie funktioniert das KI-Tool und was macht es?: Das KI-Tool scannt Ihre Dokumente und extrahiert wichtige Informationen. Es wird automatisch eine Liste der von Workday bereitgestellten Standarddatenfelder und -klauseln aus jedem Vertrag extrahiert. Sie können das System auch so trainieren, dass es in allen Ihren Dokumenten nach zusätzlichen Klauseln sucht. Weitere Informationen finden Sie unter:
Referenz: Standard-AI-Felder und -Klauseln
Klauseln verwalten
Klauseln erstellen
Können Sie die Anzahl der Dokumente anzeigen, die in das System hochgeladen wurden?: Sie finden die Gesamtanzahl der hochgeladenen Dokumente, wenn Sie folgende Schritte ausführen:
Öffnen Sie die
Suchkonsole
.
Führen Sie eine Suche ohne einen Suchbegriff aus.
Exportieren Sie Ihre Ergebnisse.

Der Wert
Dokumente gesamt
im Fenster
Exporteinstellungen
zeigt die Gesamtanzahl der eindeutigen Dokumente in Vertragsmanagement und Document Intelligence an.
Kann ich eigene Klauseln für Vertragsmanagement und Document Intelligence hinzufügen, um sie zu identifizieren?: Sie können Satzarten hinzufügen und neue Sätze festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Klauseln verwalten
Erkennen Vertragsmanagement und Document Intelligence automatisch doppelte Dokumente?: Wenn Sie eine Datei hochladen, wird diese von Vertragsmanagement und Document Intelligence analysiert und automatisch mit vorhandenen Dateien auf der Plattform verglichen. Wenn Duplikate identifiziert werden, werden die Dateien automatisch miteinander verknüpft.
Wenn zwei Dateien nur geringfügige Unterschiede aufweisen, werden sie dann von Vertragsmanagement und Document Intelligence automatisch als Duplikate identifiziert?: Vertragsmanagement und Document Intelligence identifizieren Duplikate nur, wenn sie genau identisch sind. Um Duplikate zu verifizieren, verwendet Workday einen Hash-Algorithmus, um die Bit-Größen zwischen Dokumenten zu vergleichen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Verträge häufig eine sehr ähnliche Sprache verwenden und sich manchmal nur in einem bestimmten Wort unterscheiden.
Vertragsmanagement und Document Intelligence referenzieren bei der Bestimmung von Duplikaten keine Dateinamen, sondern analysieren nur den Dateiinhalt. Auch wenn Dateinamen identisch sind, werden die Dateien nicht als Duplikate betrachtet, es sei denn, der Dateiinhalt ist exakt identisch.
Was ist der Unterschied zwischen dem Stummstufen und dem Inaktivieren eines Alerts?: Wenn Sie einen Alert stummblenden, werden nur Benachrichtigungen für Sie gestoppt. Wenn Sie einen Alert inaktivieren, wird der Alert für alle Empfänger gestoppt.
Wenn ein Benutzer ein Dokumentduplikat zur Plattform hinzufügt, wird dieses dann zu Fakturierungszwecken in der Dokumentanzahl berücksichtigt?: Für Fakturierungszwecke werden nur eindeutige Dokumente berücksichtigt.
Wie lange dauert es, bis ein per E-Mail gesendetes Dokument in Vertragsmanagement und Document Intelligence angezeigt wird?: In der Regel dauert es maximal 10 Minuten, bis per E-Mail gesendete Dokumente in Vertragsmanagement und Document Intelligence angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Intake aus E-Mail einrichten.
Wenn ich eine neue Version eines Dokuments hochladen, erkennen Vertragsmanagement und Document Intelligence die Änderungen und aktualisieren die entsprechenden Datenfelder?: Unsere KI erkennt jedes Mal neue Informationen (einschließlich Gültigkeitsdatum), wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments hochladen. Wenn Sie ein KI-Feld jedoch zuvor manuell aktualisiert haben, überschreibt die KI die manuelle Bearbeitung nicht mit neuen Informationen. Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie unter Dokumentversionen verwalten.
Meine Organisation verwendet mehrere verschiedene Speicheranbieter, um unsere Verträge zu speichern. Können Vertragsmanagement und Document Intelligence sie trotzdem analysieren?: Vertragsmanagement und Document Intelligence können mit Dateien arbeiten, die gleichzeitig an mehreren Orten gespeichert sind. Vertragsmanagement und Document Intelligence können von einem unterstützten Cloud-Speicheranbieter Synchronisierung werden und alle Ihre Dokumente analysieren, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind (z. B. Box, Shared Integration und OneDrive). Weitere Informationen zu unserem Synchronisierung finden Sie unter Dokumentsynchronisierung mit EviSync einrichten.
Lassen sich Vertragsmanagement und Document Intelligence in vorhandene Dokumentspeicherlösungen integrieren?: Vertragsmanagement und Document Intelligence lassen sich in viele der gängigsten Softwarelösungen integrieren. Weitere Informationen zu Dokumentspeicherintegrationen finden Sie unter Vertragsmanagement - Übersicht .
Wie schnell analysieren Vertragsmanagement und Document Intelligence Verträge?: Die Analyse eines Dokuments dauert unterschiedlich lange. Workday kann jedoch Metadaten aus Verträgen sekundengenau analysieren und extrahieren. Nachdem Verträge auf die Plattform hochgeladen wurden, sind die Daten in der Regel innerhalb weniger Minuten verfügbar.
Welche Dokumentformate können von Vertragsmanagement und Document Intelligence analysiert werden?: Wir können OCR-Analysen für folgende Dateiformate durchführen:

TIFF
DOCX
DOC
PDF (einschließlich gescannter PDFs)

Sie können weiterhin andere Dateiformate hochladen, diese unterliegen jedoch keiner OCR-Analyse.

Filter	Wert
Hochgeladen am	Den Umfang Ihres Berichts.
Textqualität	Ist leer.
Dateityp	Entspricht PDF oder einem der Dateiformate, die in Vertragsmanagement und Document Intelligence verarbeitet werden (TIFF, PDF, DOCX und DOC).

Aktion	Dokumentgrenzwert
Verschieben	2.000
Bearbeiten	10.000
Kopieren	500
Löschen	500