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Concepto: información general de documentos
Puede ver, organizar, añadir y eliminar carpetas, y cargar o eliminar archivos en
Documentos
.Al acceder a la pestaña
Documentos
desde la barra de navegación, puede:
- Gestionar carpetas.
- Cargar documentos.
- Buscar carpetas.
- Personalice las vistas.
- Mostrar detalles del documento.
- Añada comentarios a los documentos.
- Acceda a Preguntar a IA.
Gestionar carpetas
Puede organizar sus documentos en carpetas y subcarpetas. El administrador estableció las estructuras de carpetas. Puede Sincronización estructuras de carpetas con sistemas de archivos de la empresa, como Google Drive, Box, SharePoint o Dropbox, sin utilizar la opción de Sincronización (todos los archivos se cargan en Gestión de contratos y Document Intelligence) o la Sincronización bidireccional . Ver Configurar la sincronización de documentos con EviSync para obtener más información.
Solo puede ver las carpetas y los archivos para los que tiene permiso de acceso. Consulte Gestionar funciones para obtener más información.
Cargar documentos
Puede cargar documentos en una carpeta de destino mediante el botón
Cargar
o la pestaña Cargar
. Durante la carga, Gestión de contratos e inteligencia de documentos muestra una barra de estado de procesamiento. No se puede editar el documento cargado hasta que finalice el procesamiento.
Cuando falla la carga, puede hacer clic en
Volver a procesar el documento
para volver a procesar el documento.Puede ver el historial de todos los documentos cargados en la pestaña
Cargar,
en la sección Registro de carga
. Consulte Estados de documentos en Gestión de contratos y Document Intelligence para obtener más información.Carpetas de búsqueda
Puede utilizar el botón
Buscar carpeta
para buscar carpetas específicas. Seleccione una carpeta de los resultados de búsqueda para acceder directamente a su contenido.Cuando selecciona una carpeta o un archivo, Gestión de contratos e inteligencia de documentos muestra un menú
Acción
con las siguientes opciones:
- Añadir a grupo: disponible solo para documentos. Se puede utilizar para asociar documentos a un grupo. Consulte el grupo Gestionar documento para obtener más información.
- Copiar: permite duplicar los elementos seleccionados y guardarlos en la carpeta que desee.
- Eliminar: elimina los elementos seleccionados.
- Editar: actualice o añada campos de datos a documentos seleccionados.
- Mover: transfiera los elementos seleccionados a la carpeta que desee.
Consulte ¿Existen límites para las acciones relacionadas con los archivos en bloque? para establecer los límites de determinadas acciones.
Personalizar vistas
Puede cambiar la visualización accediendo al menú
de configuración de la mesa
. Puede añadir, eliminar y reordenar columnas; guarde la vista para utilizarla más adelante o cargue una vista guardada anteriormente; y ajuste el número de filas por página. Consulte Creación de vistas personalizadas para obtener más información sobre cómo crear vistas personalizadas. Mostrar detalles de documento
Puede acceder al botón
Detalles
pasando el cursor sobre un documento. Gestión de contratos e inteligencia de documentos muestra un panel de vista rápida en el que puede ver información clave del documento, navegar a otros documentos, descargar el documento o abrir el documento en una pestaña nueva. También puede hacer clic en un documento específico para abrir los detalles del documento, organizados en estas pestañas:
- Información general: ofrece un resumen de las características del documento mediante campos personalizados. Estos campos son una combinación de campos inteligentes y personalizados. Puede ver los campos inteligentes que se llenan automáticamente con Gestión de contratos e inteligencia de documentos en los campos inteligentes y las cláusulas. Para obtener más detalles, consulte Configuración de Campos de datos.
- Contenido: muestra un PDF con capacidad de búsqueda que combina las vistas de PDF y de texto. Gestión de contratos y Document Intelligence superpone el texto traducido con OCR en el PDF. Puede utilizar la barra de herramientas para buscar en el documento, acercar, alejar y ajustar el ancho de página. La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos extrae y muestra los campos de metadatos y las cláusulas clave en un panel lateral en las seccionesInformación claveyResumen de contrato. Puede editar los campos de metadatos en la secciónInformación clave.
- Provisiones clave: ofrece información general de las cláusulas importantes que su organización etiquetó y que las IA de Gestión de contratos e inteligencia de documentos encontraron en el documento. Para obtener más información, consulte Búsqueda y etiquetado de nuevas cláusulas.
- Versiones: proporciona el historial del documento. Para más información, véase Creación y gestión de versiones.
- Documentos relacionados: muestra una lista de documentos relacionados (por ejemplo, Documentos secundarios). Para obtener más información, consulte la información sobre Grupos de documentos.
Puede navegar hasta varios documentos que estén agrupados en la misma carpeta.
Añadir comentarios a documentos
Puede dejar comentarios y etiquetar a otros usuarios con permisos de visualización directamente en un contrato en PDF. Puede utilizar los comentarios para futuras referencias de los miembros del equipo y para asignar tareas.
Acceda a Preguntar a IA
Preguntar a IA le permite hacer preguntas sencillas en lenguaje natural sobre sus contratos y recibir respuestas claras y razonadas. Las preguntas pueden variar desde básicas hasta analíticas. La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos vincula automáticamente las respuestas a los orígenes de texto del contrato.
Cuando Preguntar a IA genera una respuesta, puede ver la cantidad de fuentes a las que hace referencia y resaltar el texto correspondiente en el documento. También puede copiar la respuesta y borrar el historial de chats.
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