Preguntas frecuentes: Inteligencia de contratos en Gestión de contratos y documentos de inteligencia

¿Puedo eliminar una Provisión de un documento?: Sí.
Acceda al documento en Gestión de contratos y documentación inteligente.
En la sección
Resumen de contrato
de la pestaña
Contenido
, haga clic
en Ver
para resaltar la Provisión en el documento.
Haga clic en el ícono de lápiz y seleccione
Eliminar provisión
.

Con esta acción, solo se elimina la Provisión para ese documento.
¿Qué significa Sincronización automática en la columna Última modificación de la pestaña Versiones cuando se consultan los detalles de un documento?: La sincronización automática
puede significar que el documento se sincronizó a través de un proveedor de almacenamiento o se cargó a través de un Recepción de correo electrónico.
¿Puedo ver una lista de los documentos de mi área de trabajo que fallaron en el procesamiento de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?: Puede utilizar estos ajustes de filtro en
la búsqueda
,
las Alertas
y
los tableros de control
para ver una lista de documentos que pueden haber fallado en el proceso de OCR:

Filtrar
Valor

Fecha de carga

El alcance de su informe.

Calidad del texto

está en blanco.

Tipo de archivo

Es igual a PDF o a cualquiera de los formatos de archivo que procesan Gestión de contratos y Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX y DOC).

Puede utilizar
las Alertas
y
los tableros
para realizar un seguimiento continuo en lugar de ejecutar informes
de búsqueda
ad hoc. Si cuenta con una lista de DocID, puede acceder a cada documento individual con OCR fallido e intentar reprocesar haciendo clic en
Procesar nuevamente el documento
.
Es posible que algunos documentos antiguos tengan la
calidad de texto
en blanco y, por lo tanto, se incluyan en la lista filtrada.
¿Por qué algunas carpetas de mi carpeta restringida están visibles para un usuario avanzado sin departamento asignado?: Cuando un usuario navega a una carpeta para la que tiene permiso de acceso, pero se encuentra dentro de una carpeta restringida, puede ver la ruta completa desde la carpeta raíz. Incluye carpetas restringidas. Sin embargo, el usuario no puede ver o ver la lista de documentos dentro de las carpetas restringidas.
¿ La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos admite archivos protegidos con contraseña?: La Gestión de contratos y la función de inteligencia de documentos no pueden procesar archivos protegidos con contraseña ni omitir sus ajustes de seguridad.
¿El campo Estado de un documento es un campo AI estándar?: El campo
Estado
de un documento no interactúa con nuestra IA. Todos los documentos tienen el estado automático inicial Desconocido
, pero también se puede definir manualmente el estado Activo
o Inactivo
de este campo.
El campo
Estado
no influye en la facturación.
¿Hay límites de acción para los archivos en bloque?: Por motivos de rendimiento, existen límites máximos de archivos al realizar determinadas acciones en bloque. Si intenta realizar una acción que supera estos límites, Gestión de contratos y documentación inteligente le advierte que la acción no puede finalizarse. Estos límites se aplican tanto a las áreas
de documentos
como a las
de búsqueda
:

Acción
Límite de documentos

Mover
2000

Editar
10 000

Copiar
500

Eliminar
500

Aplicamos un límite estricto de 500 al número de archivos que puede cargar manualmente en una transacción. Sin embargo, le recomendamos que no cargue más de 100 archivos a la vez. Para cargar más de 100 archivos en una transacción, utilice nuestra herramienta de Sincronización . Ver Configurar la sincronización de documentos con EviSync para obtener más información.
¿Por qué el botón Ver no está disponible en una cláusula del panel Resumen de contrato ?: El botón
Ver
no está disponible porque el texto del documento que utilizamos actualmente para detectar cláusulas mediante nuestra IA no coincide con el texto del PDF. Sin embargo, la cláusula seguirá apareciendo en
Documentos
>
Provisiones clave
. Para optimizar el rendimiento, Workday recomienda utilizar texto sin formato de una sola columna en lugar de elementos y formatos como tablas, formularios, texto superpuesto, saltos de línea impares y columnas.
¿ Gestión de contratos y Document Intelligence pueden estandarizar los nombres de las partes internas?: Los clientes pueden proporcionar una lista de nombres de partes internas que deseen extraer de los contratos durante la carga. Workday gestiona esta lista.
¿Por qué el campo Próxima fecha de vencimiento está lleno en algunos documentos y en otros no?: Próxima fecha de vencimiento
es un campo dinámico que se llena en los contratos activos, en función de la próxima fecha de vencimiento del documento. Si la siguiente fecha de vencimiento es en el futuro, esta fecha llena el campo
Próxima fecha de vencimiento
. Si ya no hay una fecha de vencimiento próxima (la última fecha de vencimiento es pasada), se elimina la fecha y el campo
Fecha de vencimiento próxima
queda en blanco.
¿Por qué el campo Ejecutado está configurado en Sí cuando solo hay una firma?: El campo
Ejecutado
se establece en Sí
cuando hay al menos una firma manual o electrónica en el documento. Este campo no indica si un documento está ejecutado en su totalidad o no, ya que el número de firmas previstas en un documento varía.
¿ El Recepción de correo electrónico admite archivos ZIP?: Esta funcionalidad no admite archivos ZIP.
Cuando edito el campo de contrapartes , ¿por qué se guarda como Partes internas ?: Los valores
de participante interno
vienen determinados por la lista de nombres de participante interno proporcionada y Workday se encarga de actualizarlos. Si el nombre de una de las partes coincide con un nombre de la lista o contiene un nombre, ese nombre de la parte llena el campo
Parte interna
. Por ejemplo, la lista de partes internas incluye el nombre Acme
, por lo que en Gestión de contratos y documentos de inteligencia figura Acme LLC
y Acme International Inc.
en el campo
Interno
. Como resultado, es posible que el nombre de la entidad pase a ser la
entidad de contrapartida interna
cuando intente editar y guardar una entidad de contrapartida.
¿Puede un usuario crear y guardar una consulta de búsqueda que esté disponible para otros usuarios?: Puede crear una búsqueda guardada ingresando
a Búsqueda
>
Agregar filtros
. Haga clic en
Guardar búsqueda
después de configurar los criterios de búsqueda y especifique los usuarios que pueden acceder a la consulta de búsqueda mediante el enlace ¿
Quién puede ver y utilizar esta búsqueda?
campo
Cuando selecciono documentos específicos para exportar, ¿son los únicos elementos que se exportan?: Cuando se exportan documentos a partir de una consulta de búsqueda en Search Console, se exportan todos los documentos. Este es el caso incluso si seleccionó documentos específicos.
¿Cómo calcula la Gestión de contratos y documentos inteligentes el campo de datos Calidad del texto ?: El campo
Calidad del texto
se aplica al texto solo en inglés y analiza el porcentaje de palabras que pertenecen a un diccionario de inglés para determinar la calidad del texto. A continuación, utiliza este porcentaje para asignar una de tres puntuaciones de calidad del texto:
Bajo
Medio
Alto

Ejemplo: Un documento borroso suele recibir una puntuación Baja
.
¿Cómo trata el OCR de Gestión de contratos e inteligencia de documentos los acuerdos de dos columnas o de varias columnas?: Admitimos documentos de varias columnas en formato DOCX y PDF. La IA muestra y analiza las columnas de texto de forma lineal. No se muestran las columnas de texto en Gestión de contratos y documentos de inteligencia en la vista previa.
¿La IA de Gestión de contratos e inteligencia de documentos lee información de los documentos incluidos como archivos adjuntos?: Los archivos adjuntos se consideran documentos suplementarios y la IA no los escanea.
¿Cómo Gestión de contratos y Document Intelligence los documentos borrosos o mal escaneados? ¿Puedo recibir una notificación cuando se detecte un documento ilegible?: Cuando un documento recibe una calificación de calidad de texto Baja
, debe revisarlo y es posible que deba ingresar los campos de datos manualmente.

Para buscar documentos con texto de baja calidad:
Acceda
a Búsqueda
.
Haga clic
en Añadir filtros
.
Seleccione el filtro
Calidad de texto
y haga clic en
Añadir
.
Establezca los criterios de búsqueda para que sea igual a
Bajo
.

Para recibir notificaciones cuando se cargue un escaneo de documento de baja calidad en Gestión de contratos y documentación:
Acceda
a Búsqueda
>
Alertas
.
Haga clic en el botón
+ Añadir alerta
.
Rellene los campos de alerta especificando si la alerta debe aplicarse a determinadas carpetas.
Haga clic
en Añadir un filtro
.
Seleccione
Calidad de texto
y especifique que debería ser igual a
Baja
.
Añada los usuarios pertinentes para que reciban las alertas.
¿ La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos pueden enviar alertas al responsable del contrato que aparece en un campo?: Cuando el responsable del contrato aparece en un campo de usuario y es un usuario registrado de Gestión de contratos e inteligencia de documentos, puede recibir alertas. Configure los criterios de filtro para seleccionar el campo
Propietario del contrato
para ese usuario específico y luego ingrese el nombre de usuario en los destinatarios de la alerta.
¿Cómo funciona la herramienta de IA y para qué sirve?: La herramienta de IA escanea sus documentos y extrae información clave. Extrae automáticamente una lista de cláusulas y campos de datos estándar proporcionados por Workday de cada contrato. También puede entrenar al sistema para que busque cláusulas adicionales en todos sus documentos. Para obtener más información, consulte:
Referencia: campos y cláusulas estándar de IA
Gestionar cláusulas
Crear cláusulas
¿Puede mostrar el número de documentos cargados en el sistema?: Para consultar el número total de documentos cargados:
Acceda a la consola
de búsqueda
.
Ejecute una búsqueda en blanco.
Exporte sus resultados.

El valor
de Total de documentos
en la ventana
de configuración de exportación
muestra el número total de documentos únicos en Gestión de contratos e inteligencia de documentos.
¿Puedo añadir mis propias cláusulas para que las identifiquen Gestión de contratos y Document Intelligence?: Puede añadir tipos de cláusulas e identificar nuevas cláusulas. Para obtener más información, consulte Gestionar cláusulas
¿ Gestión de contratos e inteligencia de documentos identifica automáticamente los documentos duplicados?: Cuando carga un archivo, Gestión de contratos y documentos inteligentes lo analiza y lo compara automáticamente con los archivos existentes en la plataforma. Cuando identifica duplicados, los archivos se vinculan automáticamente entre sí.
Cuando dos archivos tienen solo diferencias menores, ¿ Gestión de contratos e inteligencia de documentos los identifica automáticamente como duplicados?: Gestión de contratos y documentación inteligente identifica los duplicados solo cuando son exactamente iguales. Para verificar duplicados, Workday utiliza un algoritmo hash para comparar el tamaño en bits entre documentos. Esto se debe a que los contratos suelen compartir un lenguaje muy similar y, en ocasiones, solo difieren en una palabra específica.
La Gestión de contratos y documentos de inteligencia no utiliza nombres de archivo como referencia al determinar los duplicados y solo analiza el contenido del archivo. Aunque los nombres de archivo sean idénticos, los archivos no se consideran duplicados a menos que el contenido del archivo sea exactamente igual.
¿Cuál es la diferencia entre silenciar y desactivar una alerta?: Al silenciar una alerta, solo se dejarán de recibir notificaciones. Al desactivar una alerta, se detiene la alerta para todos los destinatarios.
Cuando un usuario añade un documento duplicado a la plataforma, ¿se incluye en el recuento de documentos a efectos de facturación?: A efectos de facturación, solo se tienen en cuenta los documentos únicos.
¿Cuánto tarda en aparecer un documento enviado por correo electrónico en Gestión de contratos e inteligencia de documentos?: Por lo general, los documentos enviados por correo electrónico tardan 10 minutos o menos en aparecer en Gestión de contratos e inteligencia de documentos. Para obtener más información, consulte Definición de recepción de correos electrónicos.
Si cargo una nueva versión de un documento, ¿ Gestión de contratos e inteligencia de documentos detectan los cambios y actualizan los campos de datos correspondientes?: Nuestra IA detecta información nueva (incluidas fechas efectivas) cada vez que carga una versión nueva de un documento existente. Sin embargo, si previamente actualizó un campo de AI manualmente, el AI no sobrescribe la edición manual con nueva información. Para obtener más información sobre las versiones de documentos, consulte Gestionar versiones de documento.
Mi organización utiliza varios proveedores de almacenamiento diferentes para almacenar nuestros contratos. ¿Aún así pueden analizarlos la Gestión de contratos y la inteligencia de documentos?: La Gestión de contratos y el sistema de inteligencia de documentos pueden trabajar con archivos que estén almacenados en varios lugares distintos al mismo tiempo. La Gestión de contratos y la función de inteligencia de documentos pueden Sincronización desde un proveedor de almacenamiento en la nube admitido y analizar todos sus documentos, independientemente de dónde estén almacenados (p. ej., Box, SharePoint y OneDrive). Para obtener más información sobre nuestra herramienta de Sincronización , consulte Configurar la sincronización de documentos con EviSync.
¿Se integran la Gestión de contratos y la inteligencia de documentos con las soluciones de almacenamiento de documentos existentes?: La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos se integra con muchas de las soluciones de software más populares. Consulte Información general Gestión de contratos para obtener más información sobre las integraciones de almacenamiento de documentos.
¿Con qué rapidez analiza los contratos la Gestión de contratos y la inteligencia de documentos?: El tiempo que lleva analizar un documento varía. Sin embargo, Workday puede analizar y extraer metadatos de contratos en segundos. Una vez cargados los contratos en la plataforma, normalmente se puede acceder a los datos en unos minutos.
¿Qué formatos de documento pueden analizar la Gestión de contratos y Document Intelligence?: Podemos realizar análisis OCR en estos formatos de archivo:

TIFF
DOCX
DOC
PDF (incluidos los PDF escaneados)

Todavía puede cargar archivos en otros formatos, pero no estarán sujetos al análisis OCR.

Filtrar	Valor
Fecha de carga	El alcance de su informe.
Calidad del texto	está en blanco.
Tipo de archivo	Es igual a PDF o a cualquiera de los formatos de archivo que procesan Gestión de contratos y Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX y DOC).

Acción	Límite de documentos
Mover	2000
Editar	10 000
Copiar	500
Eliminar	500