FAQ : Intelligence des contrats (CI) dans la Gestion des contrats et le rapport Document Intelligence

Est-il possible de supprimer une disposition d'un document ?: Oui.
Accéder au document dans Gestion des contrats et Intelligence de document.
Dans la section
Récapitulatif du contrat
de l'onglet
Contenu
, cliquez sur
Afficher
pour mettre en surbrillance les disposition dans le document.
Cliquez sur l'icône en forme de crayon et sélectionnez
Supprimer les provisions
.

Cette action supprimera uniquement les disposition pour ce document.
Que signifie la synchronisation automatique dans la colonne Dernière modification de l'onglet Versions lors de l'affichage du détail d'un document ?: La synchronisation automatique
peut signifier que le document a été synchronisé via un fournisseur de stockage ou téléchargé via saisie du courriel.
Est-il possible d'afficher la liste des documents de mon espace de travail dont le traitement de reconnaissance optique de caractères (OCR) a échoué ?: Vous pouvez utiliser les paramètres de filtre suivants dans
Rechercher
,
Alertes
et
Tableaux de bord
pour afficher la liste des documents dont le traitement OCR n'a pas forcément abouti :

Filtrer
valeur

Date du téléchargement

Le périmètre de votre rapport.

Qualité du texte

Est vide.

Type de fichier

Est au format PDF ou à l'un des formats de fichier traités par Workday Gestion des contrats et Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX et DOC).

Vous pouvez utiliser
des Alertes
et
des tableaux de bord
pour un suivi continu au lieu d'exécuter des rapports
de recherche
ad hoc. Si vous avez une liste de DocID, vous pouvez accéder à chaque document individuel qui a échoué et essayer de relancer le traitement en cliquant
à nouveau sur Traiter les documents
.
Certains documents plus anciens peuvent avoir une
qualité de texte
vide et être par conséquent inclus dans la liste filtrée.
Pourquoi certains dossiers de mon dossier limité sont-ils visibles par un utilisateur avancé sans service affecté ?: Lorsqu'un utilisateur accède à un dossier auquel il est autorisé à accéder, mais qui se trouve dans un dossier limité, le chemin complet du dossier racine est visible par lui. Cela concerne les dossiers limités. Toutefois, l'utilisateur ne peut pas afficher ou voir la liste des documents dans les dossiers limités.
Est-ce que Workday Gestion des contrats et Document Intelligence prend en charge les fichiers protégés par un mot de passe ?: Gestion des contrats et Document Intelligence ne peuvent pas traiter les fichiers protégés par mot de passe ni ignorer leurs paramètres de sécurité.
Le champ Statut d'un document est-il un champ d'IA standard ?: Le champ
Statut
d'un document n'interagit pas avec notre IA. Tous les documents ont un statut automatique initial de type Inconnu
, mais vous pouvez également définir manuellement ce champ sur le statut Actif
ou Inactif
.
Le champ
Statut
n'a pas d'impact sur la facturation.
Existe-t-il des limites pour les actions en bloc liées aux fichiers ?: À des fins de performance, il existe un nombre maximum de fichiers pour l'exécution de certaines actions en bloc. Si vous lancez une action qui dépasse ces limites, la Gestion des contrats et le rapport Détection des anomalies de document vous préviennent que l'action ne peut pas être effectuée. Les restrictions suivantes s'appliquent à la fois aux zones
Documents
et
Rechercher
:

Action
Limite du document

Déplacer
2 000

Modifier
10 000

Copier
500

Supprimer
500

Nous appliquons une limite stricte au nombre de fichiers que vous pouvez télécharger manuellement en une transaction, soit 500. Nous vous recommandons cependant de ne pas télécharger plus de 100 fichiers à la fois. Si vous souhaitez télécharger plus de 100 fichiers en une seule transaction, utilisez plutôt notre outil de synchronisation . Voir Définir la synchronisation de documents avec EviSync pour plus d'informations.
Pourquoi le bouton Afficher n'est-il pas disponible sur une clause du panneau Récapitulatif du contrat ?: Le bouton
Afficher
n'est pas disponible car le texte du document que nous utilisons actuellement pour détecter les clauses via notre IA ne correspond pas au texte du PDF. Toutefois, la clause est toujours visible dans
Documents
>
Principales dispositions
. Pour optimiser la performance, Workday recommande d'utiliser du texte non formaté sur une seule colonne, plutôt que des éléments et une mise en forme tels que des tableaux, des formulaires, du texte qui se chevauchent, des sauts de ligne impairs et des colonnes.
La Gestion des contrats et la fonctionnalité Document Intelligence peuvent-elles standardiser les noms des parties internes ?: Les clients peuvent fournir une liste des noms de parties internes qu'ils souhaitent extraire des contrats pendant le téléchargement. Cette liste est gérée par Workday.
Pourquoi le champ Prochaine date d'expiration est-il renseigné sur certains documents et pas sur d'autres ?: La date d'expiration à venir
est un champ dynamique qui est renseigné dans les contrats actifs, en fonction de la prochaine date d'expiration du document. Si la prochaine date d'expiration se situe dans le futur, cette date s'affiche par défaut dans le champ
Date d'expiration à venir
. S'il n'y a plus de date d'expiration à venir (la dernière date d'expiration se situe dans le passé), la date est supprimée, le champ
Date d'expiration à venir
étant vide.
Pourquoi le champ Conclu est-il défini sur Oui alors qu'il n'y a qu'une seule signature ?: Le champ
Conclu
a la valeur Oui
lorsqu'il existe au moins une signature manuelle ou électronique sur le document. Ce champ ne signifie pas si un document est entièrement exécuté car le nombre de signatures attendues varie d'un document à l'autre.
saisie du courriel prend-elle en charge les fichiers ZIP ?: Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les fichiers ZIP.
Lorsque je modifie un champ Contreparties , pourquoi est-il enregistré sous Parties internes ?: Les valeurs
Partie interne
sont déterminées par la liste des noms de partie interne que vous fournissez et sont mises à jour par Workday. Si un nom de partie correspond à un nom de la liste ou en contient un, ce nom de partie est renseigné dans le champ
Parti interne
. Exemple : votre liste de réceptions internes contient le nom Acce
, donc Gestion des contrats et Document Intelligence répertorie Accounte Learning
et Acme International Inc.
dans le champ
Parti interne
. Par conséquent, il est possible que le nom d'une partie passe sous
Partie interne
lorsque vous essayez de modifier et d'enregistrer une contrepartie.
Un utilisateur peut-il créer et enregistrer une requête de recherche disponible pour d'autres utilisateurs ?: Vous pouvez créer une recherche enregistrée en accédant
à Rechercher
>
Ajouter des filtres
. Cliquez sur
Enregistrer la recherche
après avoir configuré les critères de recherche et spécifiez les utilisateurs qui peuvent accéder à la requête de recherche dans le champ
Qui peut afficher et utiliser cette recherche ?
champ.
Lorsque je sélectionne des documents spécifiques à exporter, sont-ils les seuls éléments exportés ?: Lorsque vous exportez des documents à partir d'une requête de recherche dans la console de recherche, tous les documents sont exportés. Ceci est le cas même si vous avez sélectionné des documents spécifiques.
Comment Workday Gestion des contrats et Document Intelligence calcule-t-il le champ de données Qualité du texte ?: Le champ
Qualité du texte
s'applique uniquement au texte en anglais et analyse le pourcentage de mots appartenant à un dictionnaire anglais afin de déterminer la qualité du texte. Il utilise ensuite ce pourcentage pour attribuer l'un des trois scores de qualité du texte suivants :
Faible
Moyen
Élevé

Exemple : un document brouillon reçoit généralement un score de Faible
.
Comment la Gestion des contrats et l'OCR de Document Intelligence gère-t-il les accords sur les colonnes multiples ou multiples ?: Nous prenons en charge les documents multi-colonnes aux formats DOCX et PDF. L'IA affiche et analyse les colonnes de texte de manière linéaire. Gestion des contrats et Document Intelligence n'affichent pas les colonnes de texte dans l'aperçu.
L'IA Gestion des contrats et le rapport d'analyse de documents prend-elle en compte les informations des documents inclus en pièces jointes ?: Les pièces jointes sont considérées comme des documents supplémentaires et ne sont pas scannées par l'IA.
Comment la Gestion des contrats et la détection des documents gèrent-elles les documents mal scannés ou clairs ? Est-il possible d'être notifié lorsqu'un document non lisible est détecté ?: Lorsqu'un document reçoit une note de qualité de texte Faible
, vous devez le réviser et peut-être devoir saisir manuellement des champs de données.

Pour rechercher des documents de faible qualité :
Accédez
à la recherche
.
Cliquez sur
Ajouter des filtres
.
Sélectionnez le filtre
Qualité du texte
et cliquez sur
Ajouter
.
Définissez les critères de recherche de sorte à ce qu'ils soient égal à
Faible
.

Pour recevoir des notifications lorsqu'un scan de document de faible qualité est téléchargé dans la Gestion des contrats et la fonctionnalité Intelligence de document :
Accédez
à Rechercher
>
Alertes
.
Cliquez sur le bouton
+ Ajouter une alerte
.
Renseignez les champs d'alerte en indiquant si l'alerte doit s'appliquer à certains dossiers.
Cliquez sur
Ajouter un filtre
.
Sélectionnez
Qualité du texte
et indiquez qu'elle doit être égale à la valeur
Faible
.
Ajoutez les utilisateurs concernés pour recevoir les alertes.
La Gestion des contrats et la Recherche de document peuvent-elles envoyer des alertes au détenteur de contrat indiqué dans un champ ?: Lorsque le titulaire du contrat est répertorié dans un champ utilisateur et qu'il est enregistré comme utilisateur de la Gestion des contrats et de la veille stratégique, il peut recevoir des alertes. Définissez les critères de filtre pour vérifier le champ
Propriétaire du contrat
pour cet utilisateur, puis saisissez le nom d'utilisateur dans les destinataires de l'alerte.
Comment fonctionne l'outil d'IA et que fait-il ?: L'outil d'IA scanne vos documents et extrait les informations clés. Il extrait automatiquement une liste de champs de données standard prédéfinis par Workday et de clauses de chaque contrat. Vous pouvez également entraîner le système à rechercher des clauses supplémentaires dans tous vos documents. Pour plus d'informations, voir :
Référence : champs et clauseS d'IA standard
Gérer les clauseS
Créer des clauses
Est-il possible d'afficher le nombre de documents téléchargés dans le système ?: Vous pouvez trouver le nombre total de documents téléchargés lorsque vous :
Accéder à la console
de recherche
.
Exécuter une recherche vierge.
Exportez vos résultats.

La valeur
Total des documents
de la fenêtre
Paramètres d'exportation
affiche le nombre total de documents uniques dans la Gestion des contrats et la Intelligence des documents.
Est-il possible d'ajouter mes propres clauses pour la Gestion des contrats et la Recherche de document à des fins d'identification ?: Vous pouvez ajouter des types de clause et identifier de nouvelles clauses. Pour plus d'informations, voir Gérer les clauseS
La Gestion des contrats et la détection des documents identifient-elles automatiquement les doublons ?: Lorsque vous téléchargez un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence l'analyse et le compare automatiquement aux fichiers existants sur la plateforme. En cas de doublons, les fichiers sont automatiquement liés les uns aux autres.
Lorsque deux fichiers présentent uniquement des différences mineures, la Gestion des contrats et la détection des documents les identifient-elles automatiquement comme doublons ?: La Gestion des contrats et la veille stratégique identifie les doublons uniquement lorsqu'ils sont strictement identiques. Pour vérifier les doublons, Workday utilise un algorithme de hachage pour comparer les tailles de fichier entre les documents. Cela est dû au fait que les contrats partagent souvent une langue très similaire et ne diffèrent parfois que sur 1 mot spécifique.
La Gestion des contrats et la fonctionnalité Intelligence des documents ne font pas référence aux noms de fichier lors de l'identification des doublons et analysent uniquement le contenu du fichier. Même lorsque les noms de fichier sont identiques, les fichiers ne sont pas considérés comme des doublons, sauf si leur contenu est strictement identique.
Quelle est la différence entre désactiver le son d'une alerte et la désactiver ?: Le son d'une alerte interrompt les notifications pour vous uniquement. La désactivation d'une alerte interrompt l'alerte pour tous les destinataires.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un document en double à la plateforme, est-il inclus dans le comptage de documents à des fins de facturation ?: Seuls les documents uniques sont pris en compte à des fins de facturation.
Combien de temps faut-il pour qu'un document envoyé par e-mail apparaisse dans Gestion des contrats et Intelligence de document ?: Les documents envoyés par Gestion des contrats -mail ne prennent généralement pas plus de 10 minutes. Pour plus d'informations, voir Définir l'affectation d'e-mails.
Si je télécharge une nouvelle version d'un document, est-ce que Gestion des contrats et Document Intelligence détectent les modifications et mettent à jour les champs de données correspondants ?: Notre IA détecte les nouvelles informations (y compris les dates d'effet) chaque fois que vous téléchargez une nouvelle version d'un document existant. Toutefois, si vous avez précédemment mis à jour un champ d'IA manuellement, l'IA ne remplace pas la modification manuelle par de nouvelles informations. Pour plus d'informations sur les versions de document, voir Gérer les versions de document.
Mon organisation utilise plusieurs prestataires de stockage pour stocker nos contrats. La Gestion des contrats et la détection des documents peuvent-elles toujours les analyser ?: La Gestion des contrats et la veille stratégique peuvent être utilisées avec des fichiers stockés dans plusieurs emplacements différents à la fois. Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent synchronisation à partir d'un fournisseur de stockage Cloud pris en charge et analyser tous vos documents, où qu'ils soient stockés (par exemple :Box, Shared inclus et OneDrive). Pour plus d'informations sur notre outil de synchronisation , voir Définir la synchronisation de documents avec EviSync.
La Gestion des contrats et la détection des documents s'intègrent-elles aux solutions de stockage de documents existantes ?: Gestion des contrats et Document Intelligence s'intègre avec la plupart des solutions logicielles les plus populaires. Voir Concept : Gestion des contrats pour plus d'informations sur les intégrations du stockage de documents.
Avec quelle vitesse la Gestion des contrats et le rapport Document Intelligence analyse-t-il rapidement les contrats ?: La durée d'analyse d'un document varie. Toutefois, Workday peut analyser et extraire les métadonnées des contrats en quelques secondes. Une fois les contrats téléchargés sur la plateforme, les données sont généralement accessibles en quelques minutes.
Quels formats de document peuvent être analysés par la Gestion des contrats et la Intelligence des documents ?: Nous pouvons effectuer une analyse OCR sur les formats de fichier suivants :

TIFF
DOCX
DOC
PDF (PDF scannés compris)

Vous pouvez toujours télécharger d'autres formats de fichier, mais ils ne sont pas soumis à l'analyse OCR.

Filtrer	valeur
Date du téléchargement	Le périmètre de votre rapport.
Qualité du texte	Est vide.
Type de fichier	Est au format PDF ou à l'un des formats de fichier traités par Workday Gestion des contrats et Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX et DOC).

Action	Limite du document
Déplacer	2 000
Modifier	10 000
Copier	500
Supprimer	500