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Dokumentation
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Peakon
Zuletzt aktualisiert: 2024-07-26
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Konzept: Zusammenfassung von E-Mail-Benachrichtigungen

Konzept: Zusammenfassung von E-Mail-Benachrichtigungen

Hintergrund

Die Digest-E-Mail ist eine Dashboard-Zusammenfassung, die Führungskräfte per E-Mail erhalten.
Es gibt mehrere Benachrichtigungen, die Digest-E-Mails auslösen. Organisationen können auswählen, ob ihre Führungskräfte die E-Mail mit der Zusammenfassung automatisch (ausgelöst durch fällige Benachrichtigungen) erhalten oder ob die E-Mail mit der Zusammenfassung bis zum Ende der Umfragerunde verschoben werden soll.
Digest-E-Mails enthalten Zusammenfassungen mehrerer Dashboards für Benutzer, die mehr als einen Bereich in Peakon verwalten. Jeder qualifizierte Manager erhält an einem Tag höchstens eine E-Mail mit einer Zusammenfassung.

Voraussetzungen

Alle Führungskräfte mit Dashboard-Zugriff sind berechtigt, Digest-E-Mails zu erhalten, wenn sie alle drei Bedingungen erfüllen:
  • Der Leiter verfügt über die erforderlichen Berechtigungen, um beim Versenden der Digest-E-Mail auf sein Dashboard zugreifen zu können.
  • Ihr Dashboard hat die Schwellenwerte der Organisation hinsichtlich der Datensichtbarkeit erreicht.
  • Ihr Dashboard verfügt über fällige Benachrichtigungen, wenn Sie die Option
    „Automatisch“
     ausgewählt haben.
Es ist nicht möglich, die E-Mail-Zusammenfassung zu deaktivieren. Sie können jedoch über Zugriffsberechtigungen steuern, wer sie erhält. Beispiel: Deaktivieren Sie die Zugriffskontrollgruppen von Benutzern, die keine Digest-E-Mail erhalten sollen.
Dies sind die erforderlichen Berechtigungen zum Empfangen von Digest-E-Mails:
  • Zugriffsstatistiken.
  • Access [..]-Kommentare (Beispiel: Access-Treiberkommentare).
  • Greifen Sie in Echtzeit auf Kommentare zu (bei Verwendung der
    automatischen
     Digest-Frequenz).
Manager müssen nicht selbst an der Umfrage teilnehmen, um E-Mails mit der Zusammenfassung zu erhalten. Der Zweck der Digest-E-Mail besteht darin, Manager über Aktualisierungen in den von ihnen verwalteten Dashboards zu benachrichtigen.
Beispiel: Wenn Sie eine Pilotumfrage mit ausgewählten Mitarbeitern durchführen, erhalten die Manager dieser Mitarbeiter möglicherweise eine E-Mail mit einer Zusammenfassung, wenn ihr Dashboard aufgrund der Pilotumfrage neu berechnet wird. Sehen Sie sich die Bedingungen an, die eine Dashboard-Neuberechnung auslösen in Konzept: Stärken und Schwerpunkte.

Versandzeit

Die Versandzeit für Digest-E-Mails ist 06:00 UTC, von Montag bis Freitag. Peakon verschiebt alle Benachrichtigungen, die am Wochenende fällig sind, auf den darauffolgenden Montag. Eine Ausnahme besteht, wenn die Umfrage am Freitag oder Samstag endet; dann sendet Peakon die Zusammenfassung zum Ende der Runde jeweils am Samstag oder Sonntag.
Obwohl die Digest-E-Mail um 06:00 UTC versendet wird, führt Peakon um 14:00 UTC eine zweite Prüfung durch, um alle noch fälligen Digest-E-Mails abzuholen. Beispiel: Beim Versand der ersten Charge gab es Probleme.
Peakon kann zwischen den Umfragerunden auch E-Mail-Zusammenfassungen senden, wenn auf dem Dashboard ein Update zu einem Schwerpunktbereich vorliegt. Beispiel: Ein leitender Manager hat für Sie einen Schwerpunktbereich festgelegt.

E-Mail-Inhalt

Die Digest-E-Mail enthält mehrere Komponenten und der Inhalt der empfangenen E-Mail hängt vom Benachrichtigungstyp, den Umfrageeinstellungen und den Zugriffsberechtigungen des Managers ab.
Obwohl es mehrere Varianten der Digest-E-Mail gibt, enthalten Digests immer eine Momentaufnahme der fälligen Benachrichtigungen, einen Dashboard-Link und Links zu relevanter Supportdokumentation. Darüber hinaus können Digest-E-Mails die Hauptpunktzahl jedes Fragensatzes, Teilnahmekennzahlen und gegebenenfalls empfohlene Mikrokurse enthalten.
Diese Benachrichtigungen lösen Digest-E-Mails aus:
  • Neue Kommentare.
  • Peakon hat eine neue Stärke oder einen neuen Schwerpunktbereich identifiziert.
  • Peakon hat einen empfohlenen Schwerpunktbereich entfernt.
  • Jemand hat einen neuen Fokusbereich akzeptiert oder manuell festgelegt.
  • Jemand hat einen empfohlenen Schwerpunktbereich abgelehnt.
  • Jemand hat einen Fokusbereich entfernt.
  • Peakon hat ein neues hervorgehobenes Segment identifiziert.
  • Der Engagement- oder eNPS-Score ist seit der letzten Runde gestiegen oder gesunken.
  • Die PowerPoint-Präsentation enthält jetzt Daten aus Ihrer letzten Umfrage.
  • Peakon hat einen potenziell sensiblen Kommentar erkannt.
  • Jemand hat eine Aktion auf Ihrem Dashboard festgelegt.
Wenn Sie mehrere Segmente verwalten, enthält die E-Mail-Zusammenfassung, die Sie erhalten, einen Abschnitt für jedes von Ihnen verwaltete Dashboard, sofern diese die Sichtbarkeitsschwellenwerte Ihrer Organisation erfüllen.
Es ist nicht möglich, den Inhalt von Digest-E-Mails in der Vorschau anzuzeigen oder anzupassen.
Digest-E-Mails unterliegen den Zugriffskontrollberechtigungen jedes Managers, um zu verhindern, dass Manager nicht umsetzbare Digest-Benachrichtigungen erhalten.
Beispiel: Wenn die Manager Ihrer Organisation keinen Zugriff auf Kommentare haben und Sie die E-Mail-Zusammenfassung auf
„Automatisch“
eingestellt haben, erhalten die Manager während der Runde wahrscheinlich nicht viele (oder gar keine) E-Mail-Zusammenfassungen. Dies liegt daran, dass die Benachrichtigung über neue Kommentare der häufigste Digest-Trigger während Umfragerunden ist. Am Ende der Runde erhalten die Manager eine Zusammenfassung, die jedoch keinen Kommentarbereich enthält.

Konfiguration

Innerhalb jedes Umfrageplans können Sie die Häufigkeit der E-Mail-Zusammenfassung auf „Automatisch“ oder auf „Ende der Umfragerunde“ einstellen. Sehen Häufigkeit von Digest-E-Mails festlegen Anweisungen hierzu finden Sie unter.
Option
Beschreibung
Automatisch
Sendet täglich eine E-Mail-Zusammenfassung an Manager über der Sichtbarkeitsschwelle, wenn deren Dashboards fällige Benachrichtigungen enthalten.
Ende der Befragungsrunde
Sendet am Ende der Umfragerunde eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an Manager über der Sichtbarkeitsschwelle.
Wenn es während der Umfragerunde zu einer Aktualisierung der Schwerpunktbereiche kommt (Beispiel: Eine Führungskraft akzeptiert oder lehnt einen Schwerpunktbereich im Namen eines Managers ab), erhält der Segmentmanager am nächsten Arbeitstag eine E-Mail mit einer Zusammenfassung.
Sie können die Häufigkeit der E-Mail-Zusammenfassungen auch während der Umfragerunde ändern. Die Änderungen werden sofort wirksam. Beispiel: Wenn Sie auf automatische Digest-E-Mails umstellen, erhalten berechtigte Manager diese ab dem nächsten Tag, sofern sie fällige Benachrichtigungen haben. Wenn Sie zum Rundenende-Digest wechseln, werden die täglichen Digests beendet.
Wenn Sie den E-Mail-Versand für einen Umfrageplan deaktivieren (Beispiel: für eine Kioskumfrage), wird dadurch der Versand von Digest-E-Mails nicht deaktiviert.
Empfänger können ihre E-Mail-Abonnements individuell verwalten und sich bei Bedarf von den Digest-E-Mails abmelden. Das Abbestellen der E-Mail-Zusammenfassung hat keine Auswirkungen auf andere E-Mails. Empfänger können das Abonnement erneut abschließen, indem sie ihre Benachrichtigungseinstellungen in ihrem Peakon-Konto konfigurieren.

Einschränkungen

  • Es ist nicht möglich, in der Peakon-Benutzeroberfläche eine Vorschau der E-Mail-Digests anzuzeigen. Die E-Mail-Zusammenfassungen sind für jeden Benutzer unterschiedlich und hängen vom Benachrichtigungstyp, den Umfrageeinstellungen und den Zugriffsberechtigungen ab.
  • Es ist nicht möglich, den E-Mail-Absender, die Betreffzeile oder den Inhalt von Digest-E-Mails zu ändern.
  • Es ist nicht möglich, Digest-E-Mails erneut zu senden oder den Versand einer Digest-E-Mail manuell auszulösen. Wenn Sie den Managerzugriff während und nach der Umfrage deaktivieren, ist es nicht möglich, E-Mail-Benachrichtigungen mit der Zusammenfassung erneut auszulösen, wenn Sie den Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren. Als Problemumgehung können Sie Manager per Massenbenachrichtigung mit einer Dashboard-Einladung über die Zugriffskontrollgruppe benachrichtigen. Manager können über ihr Dashboard und die Registerkarte „Benachrichtigungen“ auf die Informationen zugreifen, die in der Zusammenfassung enthalten gewesen wären.
  • Es ist nicht möglich, Manager erneut zu abonnieren, um in ihrem Namen E-Mails zu digestieren.
  • Wenn ein Mitarbeiter einen Kommentar einreicht, dann aber seine Umfrage zurücksetzt, wird dieser Kommentar nicht mehr in den Dashboards angezeigt. Wenn der Mitarbeiter diese Aktion jedoch abgeschlossen hat, nachdem sein Manager bereits die tägliche Zusammenfassung erhalten hatte, kann ein Ausschnitt des Kommentars in dieser E-Mail angezeigt und somit für den Manager sichtbar sein.