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Konzept: Workday Employee Sync
Übersicht
Sie können die Workday-Integration einrichten, um Ihre Mitarbeiterdaten automatisch mit Peakon zu synchronisieren. Mit dem Webdienst
Get_Workers
können Sie Mitarbeiterdaten aus Workday abrufen.Die Integration:
- Überprüft regelmäßig, ob Aktualisierungen für Mitarbeiter vorliegen, um systemübergreifende Datenkonsistenz sicherzustellen. Dazu gehört auch die Aktualisierung entlassener Mitarbeiter, wenn ihr Arbeitsverhältnis in Workday endet.
- Entfernt alle widerrufenen Mitarbeitereinstellungen.
- Synchronisiert oder ignoriert Zeitarbeiter, abhängig von Ihrer Konfiguration.
- Konzentriert sich darauf, wer auf der Peakon-Plattform sein sollte, nicht darauf, wer an Umfragerunden teilnehmen sollte. Die Teilnahmeberechtigung für Umfragerunden können Sie gesondert regeln.
Nach der ersten vollständigen Synchronisierung synchronisiert Peakon alle zukünftigen Änderungen schrittweise mehrmals pro Stunde. Es ist jedoch möglich, eine vollständige Synchronisierung manuell zu starten.
Während eine Synchronisierung ausgeführt wird, ist es nicht möglich, die Synchronisierungskonfigurationsoptionen zu trennen, zu deaktivieren oder zu aktualisieren. Peakon benachrichtigt Administratoren, wenn eine Synchronisierung abgeschlossen ist oder die Verbindung automatisch getrennt wurde.
Konfiguration
Nur Administratoren können die Integration einrichten. Sehen Schritte: Workday-Integration einrichten.
Auf der Peakon-Integrationsseite werden Fehlermeldungen der Synchronisierung angezeigt. In der Spalte
„Arbeitstagskennung“
wird die Arbeitstags-ID (WID) des Mitarbeiters mit dem zugehörigen Fehler angezeigt. Sie können das Präfix wid
: in Workday verwenden, um den Mitarbeiter zu finden. Die meisten Fehler sind auf Datenabweichungen zwischen den beiden Plattformen zurückzuführen. Die meisten Probleme können in beiden Systemen behoben werden. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die Synchronisierungsinformationen
zu jedem Mitarbeiterdatensatz die Behebung von Synchronisierungsproblemen einzelner Mitarbeiter.Mit der Schaltfläche
„In CSV exportieren“
in den Integrationsprüfungen können Sie die letzten 5.000 Datensätze der Prüfprotokolle für Integrationsereignisse im CSV-Format exportieren. Änderungstypen
Änderungstyp | Beschreibung |
|---|---|
Indirekte Änderungen | Das Transaktionsprotokoll in Workday zeigt keine indirekten Änderungen im Profilverlauf des Mitarbeiters an. Beispiel: Eine Änderung der Logik eines berechneten Felds oder eine Änderung der Managerrolle in der Aufsichtsorganisation.
Die stündliche Synchronisierung erfasst keine indirekten Änderungen, sodass diese nicht sichtbar sind, es sei denn, der Peakon-Administrator führt manuell eine vollständige Synchronisierung durch. |
Direkte Änderungen | Das Transaktionsprotokoll in Workday zeigt direkte Änderungen an. Beispiel: Wechsel des Vorgesetzten eines Mitarbeiters.
Direkte Änderungen werden stündlich synchronisiert. |
Synchronisierungstypen
Synchronisierungstyp | Beschreibung |
|---|---|
Vollständige Synchronisierung | Bei der vollständigen Synchronisierung werden alle Mitarbeiterdaten, mit Ausnahme der entlassenen Mitarbeiter, in Peakon übertragen.
Bei der ersten vollständigen Synchronisierung werden nur die aktuell aktiven Mitarbeiter vom Workday-Mandanten abgerufen. Bei allen zukünftigen vollständigen Synchronisierungen wird geprüft, ob sich der aktive Status eines Mitarbeiters seit der letzten Synchronisierung geändert hat. Bei der vollständigen Synchronisierung wird das Kündigungsdatum eines Mitarbeiters nur dann abgerufen, wenn es am Tag der Synchronisierung wirksam ist. Administratoren können eine vollständige Synchronisierung starten, indem sie im Peakon-Mandanten unter auf die Schaltfläche „ Alles synchronisieren“ klicken. Eine vollständige Synchronisierung kann je nach Größe des Workday-Mandanten mehrere Stunden dauern. |
Inkrementelle Synchronisierung | Die inkrementelle Synchronisierung wird zu verschiedenen Zeiten im Laufe der Stunde ausgeführt. Es werden nur Änderungen im Transaktionsprotokoll seit der letzten Synchronisierung abgerufen:
Eine inkrementelle Synchronisierung kann je nach Anzahl der Änderungen seit der letzten Synchronisierung einige Minuten bis einige Stunden dauern. Eine Informationskarte auf der Integrationsseite zeigt den geplanten Zeitpunkt für die nächste Synchronisierung an. Wenn eine Synchronisierung übersprungen wird, wartet das System mit einem erneuten Versuch bis zum nächsten geplanten Zeitfenster, anstatt die Synchronisierung sofort durchzuführen. |
Authentifizierung
Sie können eine Verbindung herstellen, indem Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort für das Integrationssystem (ISU) verwenden. Sehen Stellen Sie mit ISU-Name und -Passwort eine Verbindung zu Workday her.
Empfehlungen
Führen Sie vor jeder Umfragerunde manuell eine vollständige Synchronisierung durch, um alle indirekten Änderungen an den Mitarbeiterdaten zu synchronisieren.
Führen Sie nach allen Änderungen an der Integrationskonfiguration in Peakon oder Workday eine vollständige Synchronisierung durch.
Legen Sie die Teilnahmekriterien für einen möglichst breiten Kreis von Arbeitnehmern fest und steuern Sie die Teilnahmeberechtigung für die Umfrage mithilfe der Segmentausrichtung in Peakon. Dadurch können Probleme vermieden werden, die sich aus einer Änderung der Zulassungskriterien ergeben. Beispiel: Wenn sich die Berechtigungskriterien eines Mitarbeiters von „Wahr“ auf „Falsch“ ändern, aktualisiert Peakon den Mitarbeiterdatensatz nicht mehr und manuelle Aktualisierungen sind erforderlich. Sehen Konzept: Arbeitnehmerberechtigung für weitere Informationen.
Vermeiden Sie es, Mitarbeiter im Langzeiturlaub auf Peakon auf inaktiv zu setzen, wenn Sie diese betreuen. Beispiel: Synchronisieren Sie das Feld
„Im Urlaub“
und schließen Sie das Segment von Umfragen aus, um zu verhindern, dass Mitarbeiter im Langzeiturlaub befragt werden.Überprüfen Sie die Benutzerfehlerprotokolle auf der Integrationsseite, um sofortiges Feedback zu erhalten. Wir synchronisieren Workday-Benutzernamen, um die Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten und doppelte Datensätze zu vermeiden.
Verwenden Sie die Registerkarte
„Synchronisierungsinformationen“
in den Mitarbeiterdatensätzen, um Probleme bei der Aktualisierung von Mitarbeitern mithilfe der Synchronisierung zu beheben.Einschränkungen
- Es ist nicht möglich, Mitarbeiterdaten über die Workday-Synchronisierung rückzudatieren. Wir empfehlen, bei Bedarf eine manuelle Rückdatierung vorzunehmen.
- Durch die Integration werden keine Mitarbeiter in Peakon gelöscht, mit Ausnahme von zurückgezogenen Einstellungen.
- Die Integration synchronisiert keine zukünftigen Einstellungsdaten. Bei der ersten Synchronisierung jedes Tages identifiziert die Integration die heute aktiven Neueinstellungen und synchronisiert sie mit Peakon.
- Wenn Sie ein Segment aus Standard- oder benutzerdefinierten Feldern umbenennen, benennen Sie es sowohl in Workday als auch in Peakon um, um die Erstellung eines neuen Segments zu verhindern.
- Indirekte Änderungen an Mitarbeiterinformationen werden bei der stündlichen Synchronisierung nicht übertragen. Sie können dies jedoch beheben, indem Sie vor jeder Umfragerunde eine vollständige Synchronisierung durchführen.
- Die Synchronisierung wird während der Workday-Wartungsfenster angehalten und fortgesetzt, sobald der Workday-Mandant wieder verfügbar ist. Beispiel: Während des wöchentlichen Wartungsfensters.
- Die Synchronisierung berücksichtigt keine Kündigungsdaten, die Sie 30 Tage vor der Synchronisierung in Workday hinzugefügt haben. Sie können diese Daten manuell importieren.