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Überlegungen zum Setup: Salesforce-Connector für Contract Life Cycle Management und Vertragsintelligenz
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung des Salesforce-Konnektors dienen. Darin wird erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu beachten sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Der Salesforce-Konnektor für CLM und CI bietet eine nahtlose, bidirektionale Verbindung zwischen der Salesforce Sales Cloud und dem Vertragsmanagement und Document Intelligence. Diese Integration umfasst ein installiertes verwaltetes Paket für Salesforce und unterstützt die Synchronisierung von Metadaten, die über Vertragsmanagement und Document Intelligence konfiguriert wurden.
Verträge werden von Salesforce an Vertragsmanagement und Document Intelligence übertragen, um eine KI-gestützte Datenextraktion durchzuführen. Die extrahierten Informationen werden dann wieder mit Salesforce synchronisiert. Dadurch kann Salesforce als zentrales Hub für die Verwaltung und Suche von Vertragsdaten sowie für das Reporting von Vertragsdaten dienen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Import von Legacy-Dokumenten:Importieren Sie vorhandene Salesforce-Dokumente in Vertragsintelligenz, um Verträge zentral zu verwalten.
- Dokumentsynchronisierung in Echtzeit:Synchronisieren Sie neue Dokumente aus Salesforce automatisch mit dem Vertragsmanagement und der Document Intelligence, um aktuelle Vertragsdaten sicherzustellen.
- CLM- Workflow Integration:Nutzen Sie Workflows für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) direkt in Salesforce, um Intake-Formulare zu übermitteln, Tickets zu erstellen und den Vertragslebenszyklus zu verwalten.
- Zwei-Wege-Datensynchronisierung:Verwalten Sie die Synchronisierung zwischen Salesforce- und Vertragsmanagement und Document Intelligence-Daten durch konfigurierbare Feld-Mappings und automatische Aktualisierungen.
- Vertragsmanagement und Document Intelligence-Daten erweitern:Füllen Sie andere Salesforce-Objekte mit Vertragsmanagement und Document Intelligence-Daten mithilfe von Tools wie dem Flow Builder aus.
- eSignatur-Integration:Aktivieren Sie eSignaturen direkt in Salesforce mithilfe vorhandener DocuSign- oder AdobeSign-Integrationen, die im Vertragslebenszyklus-Management konfiguriert wurden.
Geschäftliche Zusatzleistungen
- Auf jeden Salesforce-Vertrag direkt in der Plattform Vertragsmanagement and Document Intelligence zugreifen, prüfen und bearbeiten, unabhängig davon, wann er hochgeladen wurde
- Eliminieren Sie Zeitveränderungen bei der Suche nach Dokumenten und Salesforce-Daten, damit sich Ihr Team auf den Abschluss von Transaktionen konzentrieren kann.
- Initiieren Sie Vertragsprozesse direkt aus Salesforce, um einen reibungslosen Übergang zwischen Lead-Management und Vertragsmanagement zu gewährleisten.
- Nutzen Sie spezielle Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement für die Erstellung intelligenter Vorlagen und integrierte eSignaturen.
- Algorithmen für die Verarbeitung natürlicher Sprachen identifizieren automatisch wichtige Begriffe und Bestimmungen, wodurch Sie stundenlange manuelle Prüfungen sparen.
Anwendungsfälle
Mit dem Salesforce-Konnektor für CLM und CI können Organisationen Folgendes ausführen:
- Generieren Sie Verkaufsverträge effizient aus vorab genehmigten Vorlagen.
- Optimieren Sie die Zusammenarbeit bei Verträgen, indem Sie Bedingungen mit Kunden direkt in Salesforce verhandeln und alle Änderungen und Überarbeitungen zentral verfolgen.
- Beschleunigen Sie die Vertriebszyklen, indem Sie Verträge mit integrierten eSignaturen elektronisch ausführen.
- Zentralisieren Sie den Vertragsspeicher, indem Sie ein sicheres und organisiertes Repository für alle Verkaufsverträge in Salesforce verwalten, das einfach zugänglich und durchsuchbar ist.
- Gewinnen Sie wichtige Insights zu Verträgen, indem Sie wichtige Daten wie Preismodelle, Erneuerungsdaten und Verpflichtungen extrahieren, um Vertriebsstrategien zu unterstützen und die Performance zu verfolgen.
- Überwachen Sie die Vertriebs-Performance, indem Sie Berichte zu Vertragsdaten erstellen und wichtige Metriken verfolgen, z. B. Geschäftszykluszeiten und Vertragswerte.
- Verwalten Sie Erneuerungen proaktiv, indem Sie anstehende Vertragserneuerungen verfolgen und den Erneuerungsprozess automatisieren.
- Stellen Sie die Vertriebs-Compliance sicher, indem Sie Vertragsprozesse zentralisieren und standardisieren.
Zu berücksichtigende Fragen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Welche Salesforce-Edition verwenden Sie?
| Der Salesforce-Konnektor für CLM und CI ist mit der Enterprise- und der Unlimited-Edition kompatibel. |
Haben Sie ein dediziertes Salesforce-Servicekonto für die Installation und das Setup?
| Dieses Konto stellt Kontinuität sicher und verhindert Unterbrechungen aufgrund von Änderungen der Benutzerkonten. |
Wie ist Ihre vorhandene Datenstruktur für Verträge in Salesforce?
| Dies hat Auswirkungen auf die erforderlichen Schritte für die Synchronisierung von Verträgen und Metadaten mit Vertragsintelligenz. |
Gibt es benutzerdefinierte Objekte oder Felder für Verträge in Salesforce?
| Sie müssen diese mit den entsprechenden Feldern in Vertragsintelligenz mappen. |
Wie möchten Sie ältere Verträge handhaben, die bereits in Salesforce gespeichert sind?
| Sie können einen Legacy-Export durchführen, um diese in Vertragsintelligenz zu übernehmen. |
Welche bestimmten Vertragsarten und Datenfelder möchten Sie zwischen Salesforce und Vertragsmanagement und Document Intelligence Synchronisierung ?
| Sie müssen Synchronisierung und Feld-Mappings konfigurieren. |
Empfehlungen
- Erstellen Sie ein Benutzerkonto mit Administratorberechtigungen in Vertragsmanagement und Document Intelligence und verwenden Sie dieses Konto, um den API-Schlüssel einzurichten.
- Erstellen Sie einen System- oder Integrationsbenutzer in Salesforce, um Apex-Jobs zu planen und Unterbrechungen zu vermeiden, wenn das Konto eines Benutzers deaktiviert wird. Planen Sie, dass Apex-Jobs mindestens einmal täglich ausgeführt werden.
- Deaktivieren Sie Debug-Protokolle, nachdem die Integration vollständig funktionsfähig ist.
- Verwenden Sie die neueste Version des verwalteten Pakets, da aktualisierte Versionen automatisch an Ihre Salesforce-Organisation übertragen werden.
- Wenn Sie die eSignatur-Integration für verwaltete Pakete für die direkte Verwendung in Salesforce konfigurieren, stellen Sie sicher, dass das konfigurierte Konto mit dem Vertragsmanagement und Document Intelligence-Konto für den Salesforce-API-Schlüssel übereinstimmt.
- Testen Sie das verwaltete Paket in einer Sandbox-Umgebung, bevor Sie es in der Produktionsumgebung bereitstellen. Um die Produktion zu simulieren, verbinden Sie Ihre Salesforce Sandbox mit Ihrem Produktions-Client für Vertragsmanagement und Document Intelligence, der Tests mit Live-Workflows und -Daten ermöglicht.
Anforderungen
- Sie benötigen die Salesforce Enterprise oder Unlimited Edition, um den Salesforce Connector for CLM und CI zu installieren.
- Konfigurieren Sie den API-Zugriff und richten Sie die Integration ein, um die Synchronisierung zwischen Vertragsmanagement und Document Intelligence und Salesforce zu ermöglichen. Siehe: Zwei-Wege-Verbindung zwischen Salesforce und Vertragsmanagement und Document Intelligence einrichten.
Einschränkungen
Das Kopieren von Daten verwalteter Pakete aus der Produktionsumgebung in eine Sandbox (z. B. über eine Aktualisierung) wird nicht unterstützt.
Sicherheit
- Vertragsmanagement und Document Intelligence sind nach SOC 2 Art II zertifiziert, führen regelmäßige Penetrationstests durch, führen ein weltweites Bug-Boouty-Programm durch und verwalten einen aktuellen Notfallwiederherstellungsplan.
- Der Salesforce-Konnektor für CLM und CI wird in der AppExchange-Infrastruktur ausgeführt und hat die Sicherheitsprüfung von Salesforcebestanden. .
- Daten, die zwischen Salesforce und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence übertragen werden, werden mit TLS 1.2 und höher verschlüsselt.
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Beschränkungen für verbundene Anwendung und IP | Das verwaltete Paket verwendet eine Connected App (OAuth) für die sichere bidirektionale Kommunikation zwischen Salesforce und Vertragsmanagement and Document Intelligence. Workday empfiehlt, die IP-Beschränkungen in den Einstellungen der verbundenen Anwendung zu lockern . |
API-Schlüsselauthentifizierung | Das verwaltete Paket verwendet einen Vertragsmanagement und Document Intelligence-API-Schlüssel (in Salesforce als benannte Zugangsdaten gespeichert), um mit Vertragsmanagement und Document Intelligence zu kommunizieren. Dieser API-Schlüssel bestimmt den Vertragsmanagement und Document Intelligence-Benutzer, der allen von Salesforce initiierten API-Aktionen zugeordnet ist. |
Salesforce-Systemkonto für Integration | Für den Integrationsbenutzer in Salesforce sind folgende Systemberechtigungen erforderlich:
Also:
|
Reporting
Sie können benutzerdefinierte Berichte in Salesforce mit dem Objekt Evisort und seinen zugehörigen Feldern erstellen. Auf diese Weise können Sie wichtige Vertragsmetriken verfolgen, z. B.:
- Vertragswert
- Vertragsart
- Erneuerungsdatum
- Wichtige Verpflichtungen
- Compliance-Status
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.