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Concepto: Notificaciones de resumen por correo electrónico
Fondo
El correo electrónico de resumen es un resumen del panel que los líderes reciben por correo electrónico.
Hay varias notificaciones que activan correos electrónicos de resumen. Las organizaciones pueden seleccionar si sus líderes deben recibir el correo electrónico de resumen con una cadencia automática (activada por las notificaciones correspondientes) o retrasar el correo electrónico de resumen hasta el final de la ronda de la encuesta.
Los correos electrónicos de resumen contienen resúmenes de múltiples paneles para usuarios que administran más de un área en Peakon. Como máximo, cada gerente calificado recibirá un correo electrónico de resumen en un solo día.
Prerrequisitos
Todos los líderes con acceso al panel de control son elegibles para recibir correos electrónicos de resumen, si cumplen las 3 condiciones:
- El líder tiene los permisos necesarios para poder acceder a su panel de control en el momento de enviar el correo electrónico de resumen.
- Su panel de control ha cumplido con los umbrales de visibilidad de datos de la organización.
- Su panel de control tiene las notificaciones debidas, si ha seleccionado la opciónAutomática.
No es posible desactivar el correo electrónico de resumen, sin embargo puedes usar permisos de acceso para controlar quién lo recibe. Ejemplo: desactivar los grupos de control de acceso de los usuarios que no deberían recibir un correo electrónico de resumen.
Estos son los permisos necesarios para recibir correos electrónicos de resumen:
- Estadísticas de acceso.
- Acceder a [..] comentarios (Ejemplo: Acceder a los comentarios del controlador).
- Acceda a los comentarios en tiempo real (cuando utilice la frecuencia de resumenautomática).
Los gerentes no tienen que participar de la encuesta para recibir correos electrónicos de resumen. El propósito del correo electrónico de resumen es notificar a los administradores sobre las actualizaciones en los paneles que administran.
Ejemplo: si ejecuta una encuesta piloto con empleados específicos, los gerentes de esos empleados pueden recibir un correo electrónico de resumen si su panel de control se recalcula como resultado de la encuesta piloto. Vea las condiciones que activan un recálculo del tablero en Concepto: Fortalezas y áreas de enfoque.
Hora de envío
La hora de envío de los correos electrónicos de resumen es las 06:00 UTC, de lunes a viernes. Peakon retrasa cualquier notificación que deba realizarse durante el fin de semana hasta el lunes siguiente. Una excepción es si la encuesta cierra el viernes o el sábado; en ese caso, Peakon envía el resumen del final de la ronda el sábado o el domingo, respectivamente.
Aunque el correo electrónico de resumen se envía a las 06:00 UTC, Peakon ejecuta una segunda verificación a las 14:00 UTC para recoger los correos electrónicos de resumen restantes que aún estén pendientes. Ejemplo: Hubo problemas de envío con el primer lote.
Peakon también puede enviar correos electrónicos de resumen entre rondas de encuesta, si hay una actualización del área de enfoque en el panel. Ejemplo: Un gerente senior ha establecido un área de enfoque para usted.
Contenido del correo electrónico
El correo electrónico de resumen contiene varios componentes y el contenido del correo electrónico recibido depende del tipo de notificación, la configuración de la encuesta y los permisos de acceso del administrador.
Si bien existen múltiples variaciones del correo electrónico de resumen, los resúmenes siempre contienen una instantánea de las notificaciones pendientes, un enlace al panel de control y enlaces a la documentación de soporte relevante. Además, los correos electrónicos de resumen pueden contener la puntuación principal de cada conjunto de preguntas, métricas de participación y microcursos sugeridos, cuando sea relevante.
Estas notificaciones activan correos electrónicos de resumen:
- Nuevos comentarios.
- Peakon ha identificado una nueva fortaleza o área de enfoque.
- Peakon ha eliminado un área de enfoque recomendada.
- Alguien ha aceptado o establecido manualmente una nueva área de enfoque.
- Alguien ha descartado un área de enfoque recomendada.
- Alguien ha eliminado un área de enfoque.
- Peakon ha identificado un nuevo segmento destacado.
- La puntuación de compromiso o eNPS ha aumentado o disminuido desde la ronda anterior.
- La presentación de PowerPoint ahora incluye datos de su última encuesta.
- Peakon ha detectado un comentario potencialmente sensible.
- Alguien ha establecido una acción en tu panel.
Si administra varios segmentos, el correo electrónico de resumen que recibirá contendrá una sección para cada panel que administre, si cumplen con los umbrales de visibilidad de su organización.
No es posible obtener una vista previa ni personalizar el contenido de los correos electrónicos de resumen.
Los correos electrónicos de resumen siguen los permisos de control de acceso de cada administrador para evitar que los administradores reciban notificaciones de resumen que no requieren procesamiento.
Ejemplo: si los administradores de su organización no tienen acceso a los comentarios y usted ha configurado los correos electrónicos de resumen en
Automático
, es probable que los administradores no reciban muchos (o ningún) correo electrónico de resumen durante la ronda. Esto se debe a que la notificación de nuevos comentarios es el desencadenante de resumen más frecuente durante las rondas de encuesta. Los gerentes recibirán un resumen al final de la ronda, pero no contendrá una sección de comentarios.Configuración
Dentro de cada programa de encuesta, puede establecer la frecuencia del correo electrónico de resumen como automática o al final de la ronda de la encuesta. Ver Establecer la frecuencia del correo electrónico de resumen para obtener instrucciones.
Opción | Descripción |
|---|---|
Automático | Envía un correo electrónico de resumen diario a los gerentes que superan el umbral de visibilidad, si sus paneles tienen notificaciones pendientes. |
Final de la ronda | Envía un correo electrónico de resumen a los gerentes que superan el umbral de visibilidad al final de la ronda de la encuesta. Si hay una actualización en las áreas de enfoque durante la ronda de la encuesta (ejemplo: un líder sénior acepta o rechaza un área de enfoque en nombre de un gerente), el gerente del segmento recibirá un correo electrónico de resumen el siguiente día hábil. |
También puede cambiar la frecuencia del correo electrónico de resumen durante la ronda de la encuesta y los cambios entrarán en vigor de inmediato. Ejemplo: si cambia a correos electrónicos de resumen automático, los gerentes elegibles comenzarán a recibirlos a partir del día siguiente, si tienen notificaciones pendientes. Si cambia al resumen de final de ronda, los resúmenes diarios se detendrán.
Si desactiva el envío de correos electrónicos en una programación de encuesta (ejemplo: para una encuesta de quiosco), no desactiva el envío de correos electrónicos de resumen.
Los destinatarios pueden administrar sus suscripciones de correo electrónico de forma individual y cancelar la suscripción a los correos electrónicos de resumen si así lo desean. La cancelación de la suscripción al correo electrónico de resumen no afecta a otros correos electrónicos. Los destinatarios pueden volver a suscribirse configurando sus ajustes de notificación en su cuenta de Peakon.
Limitaciones
- No es posible obtener una vista previa de los correos electrónicos de resumen en la interfaz de usuario de Peakon. Los correos electrónicos de resumen varían para cada usuario, según el tipo de notificación, la configuración de la encuesta y los permisos de acceso.
- No es posible cambiar el remitente, la línea de asunto ni el contenido de los correos electrónicos de resumen.
- No es posible reenviar correos electrónicos de resumen ni activar manualmente el envío de un correo electrónico de resumen. Si desactiva el acceso de administrador durante y después de la encuesta, no será posible volver a activar las notificaciones por correo electrónico de resumen cuando active su acceso en un momento posterior. Como solución alternativa, puede notificar masivamente a los administradores con una invitación al panel a través del grupo de control de acceso. Los administradores podrán acceder a la información que habría estado en el resumen ingresando a su panel de control y a la pestaña de notificaciones.
- No es posible volver a suscribir a los administradores para que reciban correos electrónicos en su nombre.
- Si un empleado envía un comentario pero luego restablece su encuesta, este comentario ya no se mostrará en los paneles. Sin embargo, si el empleado completó esta acción después de que su gerente ya había recibido el resumen diario, un fragmento del comentario puede mostrarse en ese correo electrónico y, por lo tanto, ser visible para el gerente.